Kommunikationspläne & Strategien für IT-Projekte

Das Ergebnis von Computernetzwerk-, Datenbankdesign- und Softwareentwicklungsprojekten wirkt sich nicht nur auf jeden Aspekt Ihres Unternehmens aus, sondern auch auf die langfristigen Überlebensraten. Trotzdem ist es oft schwierig, IT-Projekte erfolgreich zu managen. Zum einen sind IT-Projektmanager häufig dafür verantwortlich, die Aktivitäten mehrerer Teams zu koordinieren, die Kommunikation innerhalb und zwischen Teams zu koordinieren und an die Projektbeteiligten zu berichten. Aus diesen Gründen sind ein diszipliniertes Vorgehen und ein gut entwickelter Kommunikationsplan für ein effektives IT-Projektmanagement unerlässlich.

Kommunikationsstrategie Ziele

Eine gute Kommunikationsstrategie für IT-Projekte schafft eine Umgebung, in der Teammitglieder leicht zusammenarbeiten können, um das erwartete Ergebnis zu erzielen. Gute Kommunikation garantiert nicht nur, dass Teams ihre spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten verstehen, sondern stellt auch sicher, dass jedes Teammitglied versteht, wie auch die kleinste Aufgabe zu einem erfolgreichen Ergebnis beiträgt und dazu beiträgt. Darüber hinaus ist eine klare Strategie unerlässlich, um Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor sie zu wichtigen Problemen werden, und um die Projektbeteiligten in der Projektschleife zu halten.

Kommunikationskanäle

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Kommunikationsstrategie ist ein Plan, in dem Informationen konsequent in die richtige Richtung fließen. Für ein kleines Unternehmen ohne externe Stakeholder trennt ein effektiver Plan die Kommunikation oft in Aufwärts- und Abwärtskanäle. Der Aufwärtskanal, der für die Berichterstattung an den Geschäftsinhaber verwendet wird, identifiziert in der Regel Probleme, mit denen sich die Teams befassen, und enthält Berichte zu Fortschritten, Zeitplänen und zur Bereitstellung auf hoher Ebene. Der Abwärtskanal legt Muster und Methoden für die Kommunikation zwischen und innerhalb von Teams fest. Beispielsweise definieren die Abwärtskanäle in einem Softwareentwicklungsprojekt in der Regel, wie Teammitglieder andere über Probleme wie das Codieren von Ausnahmen, das Kommunizieren von Softwaretestergebnissen und das Übergeben abgeschlossener Softwaremodule entlang der Projektentwicklungsroute informieren.

Bedeutung der ständigen Kommunikation

Kompartimentalisierte Prozesse, kritische Termine und die für IT-Projekte charakteristischen fortschreitenden Arbeitsabläufe unterstreichen die Bedeutung der täglichen Kommunikation. Wöchentliche Updates sind oft genug, um Probleme zu diskutieren und den Fortschritt bei den meisten Arten von Geschäftsprojekten zu beurteilen. IT-Projekte erfordern jedoch eine fast konstante Kommunikation innerhalb und zwischen Teams. Um diesen besonderen Kommunikationsanforderungen gerecht zu werden, sollte ein Kommunikationsplan für ein IT-Projekt die Berichterstattungsmuster ansprechen, eindeutig identifizieren, wer an wen Bericht erstattet, und verschiedene Kommunikationsmethoden bereitstellen.

Allgemeine Kommunikationswerkzeuge

Ein guter Plan bietet mehrere Möglichkeiten, wie ein IT-Projektmanager mit Stakeholdern und Teams kommunizieren kann, und mehrere Möglichkeiten, wie Teams mit dem Projektmanager und untereinander kommunizieren können. Zu den gebräuchlichsten Kommunikationsmitteln gehören persönliche Meetings, E-Mails, Instant Messaging und schriftliche Dokumentation, z. B. Dokumentation von Problemen und Testprotokolle. Formelle Besprechungen beginnen mit einer Tagesordnung und enden mit dem veröffentlichten Sitzungsprotokoll. Darüber hinaus ist ein webbasiertes Dashboard ein Kommunikationswerkzeug, das viele IT-Projektmanager verwenden, um die Kommunikation zu vereinfachen und Teams eine ständige visuelle Momentaufnahme des Gesamtstatus eines Projekts zu geben.

 

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