Vergleichen Sie die Verkaufsrechnung mit dem Frachtbrief

Wenn ein Käufer ein Produkt eines Verkäufers bestellt, werden von der Bestellung bis zur Auslieferung mehrere nachgelagerte Dokumente erstellt. Dazu gehören eine Auftragsbestätigung, ein Lieferschein, ein Frachtbrief und eine Rechnung. Zusätzlich kann eine Pro-forma-Rechnung für Grenzübergänge erforderlich sein. Ein Analysenzertifikat wird höchstwahrscheinlich dem Material beigefügt, das für ein Labor bestimmt ist. Jedes Dokument hat seine eigene Bedeutung.

Finanzielle vs. rechtliche Dokumentation

Der Vergleich der Verkaufsrechnung mit dem Frachtbrief weist einige inhaltliche Ähnlichkeiten auf, der Hauptunterschied besteht jedoch darin, dass die Rechnung ein Finanzdokument ist. Wenn eine Rechnung erstellt wird, wird sie auf das Konto eines Kunden gebucht, und sobald sie bezahlt ist, wird die Rechnung aus dem Buchhaltungssystem gelöscht. Ein Frachtbrief ist kein Buchhaltungsbeleg; Es handelt sich um ein juristisches Dokument, das das Eigentum an Waren widerspiegelt, die vom Absender an den Käufer - den Empfänger - übergeben werden.

Rechnungsstellung für Finanztransaktionen

Da es sich bei einer Rechnung um ein Finanzdokument handelt, spiegelt sie den Produktnamen, die gelieferte Menge, einen Preis pro Mengeneinheit und eine Zwischensumme für die gelieferten Artikel wider. Zusätzliche Einzelposten für Fracht und Steuern werden ebenfalls in der Rechnung mit einer fälligen Gesamtsumme vermerkt und spiegeln die Zahlungsbedingungen und Einzelheiten dazu wider, wohin die Zahlung gesendet werden soll. In der Regel befinden sich unten oder auf der Rückseite der Rechnung die Bedingungen, in denen die Verantwortlichkeiten des Käufers und des Verkäufers festgelegt sind.

Versandbestätigung

Ein Frachtbrief enthält keinen Hinweis auf Preis oder Kosten. Es enthält das Produkt und die Menge, die versendet werden, die Versandbedingungen - abgeholt oder vorausbezahlt - und die Anhänger- oder Transportfahrzeugnummer. Der Fahrer des Frachtführers prüft und unterschreibt den Frachtbrief, wenn er die Fracht vom Lager oder Werk des Verkäufers abholt. Bei Auslieferung der Sendung überprüft der Käufer den Inhalt und unterschreibt den Frachtbrief und bestätigt den Eingang. Etwaige Unterschiede, z. B. beschädigte oder fehlende Teile, sollten auf dem Frachtbrief vermerkt werden, bevor der Spediteur das Geschäft des Käufers mit der unterzeichneten Kopie verlässt. Auf einem Frachtbrief werden möglicherweise Chargennummern und das Ursprungsland des Produkts angegeben.

Bedeutung aller Dokumente

Obwohl ein Frachtbrief kein Finanzdokument ist, kann es finanzielle Auswirkungen haben. Wenn ein Käufer für sechs Stück in Rechnung gestellt wird, die Frachtbriefnotizen jedoch nur fünf Exemplare erhalten haben, dient er als Sicherungsdokumentation, um die Rechnung kurz zu bezahlen oder eine Gutschrift für das fehlende Stück anzufordern. Obwohl ein Dokument eine Finanztransaktion widerspiegelt und das andere eine logistische Bewegung darstellt, ist jedes Dokument auf seine eigene Art wichtig und jedes Dokument ist ein wesentlicher Bestandteil des Order-to-Cash-Prozesses.

 

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