Kostenschätzung und Projektbudgetierung

Eine gut recherchierte und geplante Kostenschätzung und ein Budget sind für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts erforderlich. Projektmanager müssen das Projekt gründlich erfassen, um eine ausreichende Finanzierung sicherzustellen. Beim Scoping werden Arbeitsstunden, Materialien, Vorräte und sonstige Aufwendungen geschätzt. Kostenschätzungen und Budgets sind in Arbeit und sollten Raum für Änderungen enthalten.

Welche Kostenschätzungen enthalten

Eine gute Kostenschätzung ist unvoreingenommen. Es sollte nicht von jemandem gemacht werden, der die Zahlen über- oder unterschätzt. Die Kostenschätzung sollte den Zweck des Projekts klar definieren, was es erreichen wird, welche Annahmen getroffen werden, wie lange die Schätzung gültig ist und wie viel das Projekt kostet. Es sollte allen interessierten Parteien alles zeigen, was relevant ist, ohne die Informationen zurückzuhalten. Die Schätzung sollte flexibel und anpassungsfähig sein und einen Umfang der damit verbundenen Kosten liefern. Die Kostenschätzungen beginnen weitgehend, und wenn verschiedene Phasen abgeschlossen sind, werden sie genauer definiert.

Projektmanagement-Software

Eine effektive und einfache Möglichkeit, Kosten zu schätzen und ein Projektbudget vorzubereiten, ist die Verwendung von Projektmanagementsoftware. Die meisten Programme verfügen über Funktionen, mit denen die Arten, Mengen und Phasen der verschiedenen Arten von Arbeit ermittelt werden können. Es verfügt auch über Funktionen, um die Kosten für einzelne Projektteile zu schätzen und diese zu addieren, um eine Gesamtprojektsumme zu erreichen. Die Stücke können sich in Größe und Anzahl von wenigen großen Projektphasen mit bekannten Kosten bis hin zu Hunderten oder Tausenden kleiner Aufgaben unterscheiden.

Richtigkeit

Das Management muss die Genauigkeit von Kostenschätzungen und Budgets bewerten. Unerwartete Kosten können dazu führen, dass das Projekt abgebrochen wird. Überhöhte Kostenschätzungen haben auch negative Folgen. Wenn sie zu liberal sind, können sie ein ansonsten lebensfähiges Projekt töten, indem es unbezahlbar erscheint. Eine gute Kostenschätzung erfordert den Zugriff auf eine historische Kostendatenbank. In der Softwareindustrie sollte es beispielsweise eine Kostendatenbank geben, die Informationen zu den Kosten pro Codezeile, zu Algorithmen für die Software-Dimensionierung und zu den Kosten für Funktionsbeschreibungen und Aufgaben enthält.

Überlegungen

Das Projekt nicht gründlich genug zu erfassen, technische Schwierigkeiten zu verstehen und Änderungen vorzunehmen, sind die häufigsten Gründe, warum Projekte nicht an Kostenvoranschlägen und Budgets festhalten. Kostenvoranschläge können niemals zu detailliert sein. Jede Änderung sollte sorgfältig dokumentiert werden. Das Management sollte überlegen, wie sich Änderungen auf andere Projektphasen auswirken. Ein einfaches, aber effektives Werkzeug ist die Verwendung einer Kalkulationstabelle, um die Kostenschätzung vorzubereiten und alle wichtigen Daten in Zellen sichtbar zu machen, anstatt sie in Formeln zu verbergen.

 

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