Cycle Count Accounting-Verfahren

In den meisten kleinen Unternehmen spiegelt der Bestand einen erheblichen Prozentsatz der Vermögenswerte wider. Unabhängig davon, wie viel Wert auf Genauigkeit gelegt wird, spiegeln die Inventurdatensätze wahrscheinlich Abweichungen wider, wenn Sie eine physische Zählung durchführen. Wenn Sie nur am Jahresende zählen, können Sie eine unangenehme Überraschung erleben, wenn Sie Engpässe abschreiben müssen. Im Laufe des Jahres können Sie auf Situationen stoßen, in denen Produkte verkauft werden, die einfach nirgends zu finden sind. Durch die Implementierung von Zykluszahlen können Sie die Kontrolle über Ihr Inventar behalten.

Zyklusanzahl definiert

Eine Zykluszählung ist nicht dasselbe wie Ihre physische Inventur am Jahresende. Zykluszählungen werden täglich, wöchentlich oder monatlich durchgeführt. Sie zählen nicht jedes Produkt in Ihrem Lager. Stattdessen wählen Sie bestimmte Produkte aus, die an diesem Tag gezählt werden sollen. Welche Produkte Sie auswählen, hängt von der Art Ihres Geschäfts ab. Sie können sich entscheiden, die 20 Prozent Ihres Inventars mit den höchsten Kosten oder der größten Aktivität zu zählen. Sie können auch nach Standort zählen. Sie können beispielsweise alle Produkte in den Zeilen A bis D eine Woche, die Zeilen E bis H in der nächsten Woche zählen. Wenn Sie über Gegenstände verfügen, die für Ihre Abläufe so wichtig sind, dass Sie Ihre Türen buchstäblich schließen müssen, sollten Sie sich dazu entschließen, diese Gegenstände täglich zu zählen, wobei weniger wichtige Gegenstände abwechselnd gezählt werden.

Cut-Offs

Während die Zykluszählung läuft, möchten Sie nicht, dass Ihre Empfangsabteilung neue Lieferungen in die Regale legt oder dass Ihre Versandabteilung Artikel entfernt, um Bestellungen zu erledigen. Sie müssen einen sauberen Cutoff für Transaktionen festlegen, um einen Bericht darüber zu erhalten, was sich zu diesem Zeitpunkt im Inventar befinden sollte. Alle Empfänger, die das Inventar beeinflussen, müssen in Ihr System eingegeben und alle Sendungen in Rechnung gestellt werden. Notieren Sie sich für die Genauigkeit die endgültigen Empfänger- und Rechnungsnummern, oder besorgen Sie sich vor dem Inventar Kopien der letzten drei Dokumenttypen. Wenn Sie über Transaktionen verfügen, die nicht eingegeben werden können, erstellen Sie Kopien der Quelldokumente, sodass Sie sie zum Abgleichen Ihrer Zählung verwenden können. Wenn Sie Lieferungen während der Zählung nicht stoppen können, ordnen Sie einen Bereitstellungsbereich an, in dem die Artikel isoliert und nicht versehentlich gezählt werden können.

Zählen

Die Zähler arbeiten möglicherweise alleine oder als Teil eines Zwei-Personen-Teams, in dem einer zählt und der andere Datensatz zählt. Das Team ist die bessere Option in großen Lagerhäusern, bei denen der Schalter möglicherweise eine Leiter oder einen Aufzug benötigt, um auf die zu zählenden Produkte zuzugreifen. Im Idealfall handelt es sich bei Ihren Schaltern um erfahrene Mitarbeiter in der Herstellung, dem Versand oder dem Empfang von Personal, die mit den Produkten vertraut sind und falsch beschriftete oder unpassende Gegenstände erkennen können. Sie können eine einzelne Zählung durchführen und diese dann mit Ihrem Buchbestand abgleichen, oder Sie können zwei separate Teams haben, die die Produkte unabhängig voneinander zählen und die beiden Zählungen abgleichen, bevor Sie die Zählung mit Ihren Büchern vergleichen.

Abgleich mit Buchung

Durch die Anzahl der Zyklen können Sie Fehler rechtzeitig erkennen und beheben. Wenn zwischen den Zählungen eine begrenzte Zeit vergangen ist, müssen Sie weniger Dokumente prüfen, um Fehler zu finden, als wenn Sie nur eine jährliche physische Zählung durchführen. Obwohl Sie Ihren Bestand noch korrigieren müssen, können Sie die Gelegenheit nutzen, um Ihre Verfahren zu überprüfen, um festzustellen, ob Sie über angemessene Kontrollen verfügen. Einige Unstimmigkeiten können so unbedeutend sein, dass ihre Untersuchung eine Verschwendung Ihrer Zeit ist. Wählen Sie eine Abweichung, mit der Sie sich wohl fühlen, z. B. 5 Gesamtkosten für ein einzelnes Produkt oder 100 US-Dollar für alle inventarisierten Artikel. Ihr Level sollte auf Ihrem Inventar, dem darin investierten Geld und dem für Sie akzeptablen Verlust basieren.

 

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