Merkmale eines Geschäftsbriefs definieren

In der Welt der kleinen Unternehmen und Start-ups ist Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Es kann sein, dass Sie sich häufig mit potenziellen Investoren, Kunden, Kunden oder Mitarbeitern in Verbindung setzen, und es ist wichtig, professionell zu wirken, wenn Sie dies tun. Unabhängig davon, ob Sie Briefe in Papierform versenden oder per E-Mail kommunizieren, das Verständnis der bestimmenden Merkmale eines Geschäftsbriefs hilft Ihnen, den richtigen Eindruck zu hinterlassen.

Kürze

Unabhängig davon, an wen Sie schreiben, gehen Sie davon aus, dass er nur eine oder zwei Minuten Zeit hat, um Ihren Brief zu lesen. Sie möchten Ihren Brief nach Möglichkeit auf eine einzige Seite beschränken, so The Writing Center der George Mason University. Während kurze Aufzählungslisten, die den Empfänger auf die wichtigsten Informationen aufmerksam machen, akzeptabel sind, sollten Geschäftsbriefe keine ausgefallenen Schriftarten oder reichhaltigen Text enthalten, z. B. Fett- und Kursivschrift.

Abschnitte

Der Haupttext eines Geschäftsbriefs ist normalerweise in drei Abschnitte unterteilt: Einführung, Körper und Abschluss. Diesem Text geht eine formelle Anrede voraus, die den Empfänger namentlich anspricht, wie z. B. „Sehr geehrte Frau Smith“, und eine formale Schlussanrede wie z. B. „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt vom Namen des Absenders. Einleitende Absätze sollten kurz sein und die Absicht des Schreibens erläutern. Das Gremium sollte diese Absicht näher erläutern und kann Fakten und Statistiken, Beschreibungen und / oder Erklärungen enthalten. Der Abschluss sollte dem Empfänger für seine Zeit danken und einen „Handlungsaufruf“ enthalten, der den nächsten Schritt des Kommunikationsprozesses anzeigt, z. B. einen Anruf oder ein geplantes Meeting.

Kontaktinformation

Geschäftsbriefe in Papierform enthalten einen Header, der den Namen, die Telefonnummer, die Adresse und die E-Mail-Adresse des Absenders enthält. Diese können links oder rechts ausgerichtet sein oder oben auf der Seite zentriert sein. Darauf folgt das Datum, an dem der Brief gesendet wurde, gefolgt von der „Insideradresse“. Die Insideradresse enthält den Namen des Empfängers, die Berufsbezeichnung und die Firmenadresse. Bei Geschäftsbriefen, die per E-Mail verschickt werden, sollte der Brief mit der Eröffnungsansprache beginnen und direkt in den Text eingefügt werden. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen nach Ihrer Abschlussansprache und Ihrem Namen ein.

Positiver Inhalt

Laut dem Purdue Online Writing Lab sind Briefe, die positive Informationen hervorheben, und nicht negative, unabhängig vom tatsächlichen Zweck des Schreibens, letztlich erfolgreicher. Wenn Ihr Brief negative Informationen enthalten muss, legen Sie diese positiv dar, indem Sie betonen, was etwas ist oder tun kann, und nicht was es nicht kann oder was nicht. Sie können dies tun, indem Sie anstelle von Entschuldigungen oder Erklärungen mit Maßnahmen beginnen und unangenehme Fakten auslassen. Wenn Sie beispielsweise einen Geschäftsbrief an Kunden schreiben, die erklären möchten, warum das Produkt Ihres Unternehmens zur Vorbeugung von Krankheiten beiträgt, klingen Ausdrücke wie „fördert einen gesunden Lebensstil und ein starkes Immunsystem“ viel positiver als „verhindert, dass Sie an der Grippe erkranken“.

 

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