Definition eines Arbeitsplans

Ein Arbeitsplan ist ein wichtiges Werkzeug, das einem Projekt dabei hilft, Aufgaben zuzuordnen, den Arbeitsablauf zu verwalten und die verschiedenen Komponenten und Meilensteine ​​einzuhalten. Ein Arbeitsplan hat oft eine Dauer von sechs bis zwölf Monaten, kann aber je nach Bedarf innerhalb des Unternehmens angepasst werden. Durch die Implementierung von Arbeitsplänen können Strategien für Mitarbeiter formuliert werden, um den Fokus und die Motivation der Teammitglieder zu verbessern. Überprüfen Sie diese Schlüsselkomponenten bei der Entwicklung von Arbeitsplänen, um sicherzustellen, dass Sie wichtige Details nicht übersehen.

Ziele und Ziele definieren

Ohne klare Ziele arbeiten die Teammitglieder blind an Aufgaben ohne Zweck. Ein Arbeitsplan definiert zunächst das Ziel des Projekts und die wichtigsten Ziele, die das Projekt erreichen wird. Wenn diese Elemente definiert sind, können die Mitarbeiter Arbeitsaufgaben zur Zielerreichung ausführen.

Eine Analogie wäre eine Fußballmannschaft, die nur herumläuft und den Ball schlägt. Ohne das Ziel, ein Ziel auf einer bestimmten Seite des Feldes zu erreichen, wird viel gerannt und getreten, ohne dass ein Ziel erreicht wird. In einem Büroprojekt könnte es das Ziel sein, ein neues IT-Sicherheitssystem zu implementieren, mit dem Ziel, Daten vor der Übertragung zu sichern, ein neues Sicherheitsprotokoll zu erstellen und neue Schulungen für das Unternehmen einzuführen. Das Ziel des Arbeitsplans zu definieren ist Ihr Ausgangspunkt.

Organisieren Sie Teams und Führung

Sobald die Ziele festgelegt sind, werden die Mitarbeiter Teams oder Aufgaben zugewiesen. Der Arbeitsplan kann verschiedene Strukturen enthalten, die Hierarchieebenen sowie voneinander abhängige Teamebenen umfassen. Für den Bau einer neuen Fabrik sind beispielsweise ein Konstruktionsteam, ein Verwaltungsteam und ein Ingenieurteam erforderlich. Jedes Team hat einen Leiter, der mit den anderen Teamleitern zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass sich die Dinge nach Zeitplan und Budget bewegen. Unter jedem Anführer können sich verschiedene andere Teams befinden. Das Bauteam könnte ein Maurerteam, ein Elektroteam und ein Schwermaschinen-Team haben.

Legen Sie die Projektzeitpläne fest

Ein altes Sprichwort für Unternehmen lautet "Zeit ist Geld". Wenn es um das Projektmanagement geht, gilt dieses Sprichwort für die Entwicklung von Arbeitsplänen. Je länger ein Projekt abgeschlossen ist, desto höher sind die Kosten für Arbeit und Material. Je länger der Projektabschluss dauert, desto geringer sind die Opportunitätskosten.

Wenn diese Fabrik nicht bis zum Ende des Sommers gebaut wird, muss das Unternehmen möglicherweise die Urlaubsbestellungen ablehnen, da es nicht in der Lage ist, diese zu erstellen. Legen Sie Zeitleisten mit Meilensteinen innerhalb der Zeitleisten fest, die den Fortschritt darstellen. Wenn Probleme beim Erreichen von Meilensteinen auftreten, sollten Sie diese ansprechen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Projektbudget festlegen

Um das Budget festzulegen, müssen die Teams zugewiesen und die Zeitpläne festgelegt werden. Unternehmen, die Dritte als Teil des Projekts verwenden, erhalten häufig Gebote für die zugewiesenen Aufgaben. Bei der Entwicklung des Arbeitsplanbudgets werden diese Angebote, interne Nummern für Arbeitskräfte und Material sowie eventuelle Nebenkosten wie Genehmigungen oder Anwaltskosten verwendet. Das Projektbudget sollte aufgeschlüsselt sein, was jede Abteilung und jedes Team kosten wird. Überprüfen Sie die Kosteneffizienz bei Meilensteinen, um zu ermitteln, ob ein Team auf dem richtigen Weg ist, sich zu treffen, das Budget zu überschreiten oder zu überschreiten.

Qualitätssicherung und -kontrolle

Mit festgelegten Zielen, Meilensteinen und Budgets kann ein Projektmanager Qualitätssicherungstests zum Fortschritt durchführen. Bei Meilensterminen sollten die Teamleiter Fortschritte, Kosten und etwaige Bedenken oder Hindernisse melden. Dies hilft dem Projektmanager, einen Aktionsplan zu erstellen, um Probleme anzugreifen, bevor das Projekt vom Budget oder vom Zeitplan abgesetzt wird.

 

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