Eine kurze Agenda entwickeln

Eine kurze Agenda kann dazu beitragen, dass ein Meeting schnell und effektiv abläuft, während alle Teilnehmer an der Diskussion und Kommentierung von Tagesordnungspunkten teilnehmen können. Der Schlüssel zur Entwicklung einer kurzen Agenda besteht darin, den Zweck des Treffens im Voraus zu planen, im Voraus um Informationen zu Diskussionsthemen zu bitten, ähnliche Themen zu konsolidieren und sich ohne Abweichung an die Agenda zu halten. Sie können die Besprechungsagenda weiter abkürzen, indem Sie eine Zeitspanne für die Besprechung festlegen und für jeden Tagesordnungspunkt einen geeigneten Zeitrahmen festlegen.

Vorbereitung vor dem Meeting

Fordern Sie die Meeting-Teilnehmer auf, mindestens einen Tag vor dem Meeting Tagesordnungsthemen einzureichen. Bitten Sie sie, sich genau zu besprechen, welche Diskussionsroute mit den Tagesordnungspunkten verbunden ist, und, wenn möglich, ähnliche Punkte und Diskussionsbereiche konsolidieren. Wenn sich anscheinend herausstellt, dass ein Thema für eine Kleingruppensitzung besser geeignet ist oder wenn es sich um ein Thema handelt, das an einem kurzen Tagungsort nicht angemessen adressiert werden kann, sollten Sie den Kollegen dazu ermutigen, zu einem späteren Zeitpunkt ein weiteres Treffen zu vereinbaren. Wenn ein angeforderter Tagesordnungspunkt für den Gesamtinhalt der Besprechung nicht relevant ist, entfernen Sie ihn und informieren Sie den Beitragenden.

Agenda Review

Überprüfen Sie Ihre Notizen und ordnen Sie die Tagesordnungspunkte nach Wichtigkeit. Wenn für einen Tagesordnungspunkt wichtige Hintergrund- oder Support-Informationen erforderlich sind, verteilen Sie diese Informationen vor dem Meeting an die Meeting-Teilnehmer, damit sie mit der Kurzfassung der Agenda vertraut sind.

Gestalten Sie die Agenda

Um eine Agenda kurz und knapp zu halten, legen Sie klare Anweisungen dafür fest, wie jedes Thema fließen soll. Formatieren Sie jeden Tagesordnungspunkt mit einer kurzen Einführung, einem Aufruf zur begrenzten Diskussion über nicht mehr als drei zusammenhängende Aufzählungspunkte und einem Aktionsschritt zum Schließen des Tagesordnungspunkts. Wenn Sie sich an diese Kurzform-Agenda halten, wird das Meeting schnell fließen und irrelevante Diskussionen über nicht zusammenhängende Themen werden unterdrückt.

Drucken Sie eine schriftliche Agenda

Drucken Sie die Tagesordnung ein paar Stunden vor dem Meeting aus und verteilen Sie sie an die Meeting-Teilnehmer. Fordern Sie die Teilnehmer auf, die Tagesordnungspunkte zu überprüfen, gegebenenfalls Notizen am Rand des Dokuments zu machen und die erforderlichen Unterlagen zu sammeln, die sie möglicherweise während des Treffens benötigen. Wählen Sie nach Möglichkeit die Person aus, die einen Tagesordnungspunkt beantragt hat, und geben Sie ihm die Erlaubnis, als Ansprechpartner für diesen Abschnitt zu fungieren.

Kontrollieren Sie den Besprechungsablauf

Beginnen Sie das Meeting mit einer Ankündigung der Zeit, die für die Diskussion und Überprüfung zur Verfügung steht. Bitten Sie die Teilnehmer, in der Diskussion klar und prägnant zu sein und sich während des Meetings auf das Thema zu konzentrieren.

Folgen Sie der Agenda

Kündigen Sie das Thema des ersten Tagesordnungspunkts an, und bitten Sie die zuständige Person, die Maßnahmen zu den Punkten zusammenzufassen. Als Moderator sollten Sie die Meeting-Teilnehmer dazu anregen, sich auf die Aufgabe zu konzentrieren, jeden Tagesordnungspunkt vollständig zu behandeln und zu einem schnellen Meeting-Abschluss zu gelangen.

 

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