Unterschied zwischen einem W-2 und einem W-4

Der Internal Revenue Service möchte nicht nur wissen, welches Einkommen die Leute während des Jahres verdienen, sondern verlangt auch, dass die Arbeitgeber das Geld von Ihrem Gehalt zurückhalten, um Ihre Steuerrechnung am Jahresende zu decken. Die Formulare W-2 und W-4 gelten nur für Angestellte, nicht für unabhängige Auftragnehmer. Kleinunternehmer sollten wissen, wie sie diese Formulare ausfüllen und wann sie ausgestellt werden müssen, um die Einhaltung der IRS zu gewährleisten.

Zweck eines W-4

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens sind Sie dafür verantwortlich, dass die Gehaltsabrechnungen Ihrer Angestellten von der Einkommensteuer abgezogen werden. Idealerweise entspricht der einbehaltene Betrag in etwa der Steuerschuld des Arbeitnehmers. Um dies zu ermitteln, hat der IRS Tabellen auf der Grundlage des Steuererklärungsstatus des Mitarbeiters und der Anzahl der beantragten Quellensteuerentlastungen einbehalten. Mitarbeiter können für verschiedene Dinge, wie z. B. Unterhaltsberechtigte, eine einzige Arbeit oder eine beträchtliche Anzahl von Abzügen und Gutschriften, auf die sie Anspruch haben, Anspruch auf ihre Steuern haben. Alle diese Informationen sind im W-4 enthalten. Jede Zulage, die ein Mitarbeiter geltend macht, reduziert den von Ihrem Lohn einbehaltenen Geldbetrag.

Lassen Sie jeden Mitarbeiter einen W-4 abschließen, bevor er für Ihr Unternehmen zu arbeiten beginnt, damit Sie wissen, wie viel Sie zurückhalten müssen. Wenn ein Mitarbeiter sich weigert, einen W-4 abzuschließen, halten Sie die Steuern so ein, als ob der Mitarbeiter alleinstehend wäre, und fordern Sie keine Zulagen.

Zweck eines W-2

Kleinunternehmer müssen dem Arbeitnehmer und dem IRS das Einkommen der Mitarbeiter mit einem W-2 zum Jahresende mitteilen. Wenn Sie unabhängige Auftragnehmer haben, melden Sie ihre Einnahmen auf einem 1099-MISC-System und nicht auf einem W-2.

Ein W-2 beinhaltet das zu versteuernde Einkommen eines Arbeitnehmers, wie viel Einkommen der Bundes- und Landeseinkommenssteuer unterliegt und wie viel Geld für diese Steuern und bestimmte andere Informationen einbehalten wurde, wie 401k-Beiträge und Nebenleistungen.

Sie müssen Ihren Mitarbeitern und dem IRS den W-2 bis Ende Januar nach dem Steuerjahr zusenden. Beispielsweise sollten die Mitarbeiter für das Steuerjahr 2012 ihren W-2 bis Anfang Februar 2013 erhalten.

Formulare ändern

Sie müssen einen W-2 für einen Mitarbeiter nur aktualisieren, wenn er einen Fehler enthält. In diesem Fall müssen Sie so schnell wie möglich ein korrigiertes W-2 ausstellen, damit Sie das Einkommen des Mitarbeiters genau melden können.

Umgekehrt können Ihre Mitarbeiter ihren W-4 jederzeit aktualisieren, um die Informationen über die Quellensteuer zu ändern. Ein Mitarbeiter möchte beispielsweise seine Einbehaltung ändern, wenn er verheiratet oder geschieden ist, einen zweiten Job hat, ein Kind hat oder Anspruch auf zusätzliche Steuergutschriften oder -abzüge hat. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter ein W-4 überarbeitet, müssen Sie es spätestens zu Beginn der ersten Abrechnungsperiode durchführen, die am oder nach dem 30. Tag nach Erhalt des überarbeiteten Formulars W-4 endet.

Sie müssen Ihren Einbehalt auch ändern, wenn Sie von der IRS einen Sperrbrief bezüglich eines Mitarbeiters erhalten. Ein Sperrbrief tritt auf, wenn der IRS feststellt, dass ein Mitarbeiter nicht genug Geld einbehalten hat, und Sie über die maximale Anzahl an Zulagen informiert, die der Mitarbeiter beanspruchen kann. Wenn der Mitarbeiter versucht, den W-4 zu ändern, um die einbehaltenen Ertragsteuern zu senken, müssen Sie die Änderung ignorieren. Sie müssen jedoch jedes neue W-4 einhalten, das dazu führt, dass weitere Einkommensteuern einbehalten werden.

Angestellter oder unabhängiger Auftragnehmer

Arbeitgeber halten Geld nur von den Gehältern der Arbeitnehmer zurück, nicht von den Gehältern unabhängiger Auftragnehmer. Während Mitarbeiter einen W-2 erhalten, erhalten unabhängige Auftragnehmer einen 1099-MISC. Die Feststellung hängt weitgehend von der Kontrolle ab, die Ihr Unternehmen über den Arbeitnehmer hat: Je mehr Kontrolle, desto wahrscheinlicher wird er als Arbeitnehmer eingestuft.

Der IRS listet drei Kategorien von Faktoren auf, die die Bestimmung beeinflussen: Verhaltens-, Finanz- und Beziehungstyp. Wenn das Unternehmen für die Verhaltenskategorie steuert, was der Arbeitnehmer tut und wie die Arbeit ausgeführt wird, ist der Arbeitnehmer eher ein Arbeitnehmer. Wenn der Arbeitnehmer einen erheblichen Spielraum hat, um zu bestimmen, welche Arbeit zu erledigen ist und wie er ausgeführt werden soll, ist er wahrscheinlicher ein unabhängiger Auftragnehmer. Sehen Sie sich für die Finanzkategorie Faktoren an, wie z. B. die Bezahlung des Arbeitnehmers, die Erstattung von Ausgaben und wer die für die Arbeit erforderlichen Werkzeuge zur Verfügung stellt. Wenn das Unternehmen die Werkzeuge zur Verfügung stellt und dem Arbeitnehmer die Arbeitsausgaben erstattet, handelt es sich bei dem Arbeitnehmer eher um einen Arbeitnehmer. Wenn der Arbeitnehmer seine eigene Ausrüstung zur Verfügung stellt und keine Kosten erstattet wird, handelt es sich mit größerer Wahrscheinlichkeit um einen unabhängigen Auftragnehmer. Je umfassender die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass er Arbeitnehmer ist. Wenn der Arbeitgeber beispielsweise eine Altersvorsorge, Urlaubsgeld und Versicherung sowie ein unbefristetes Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis anbietet, ist der Arbeitnehmer eher ein Arbeitnehmer. Wenn der Arbeitnehmer hingegen keine Leistungen erhält und nur für ein bestimmtes Projekt eingesetzt wird, ist er eher ein unabhängiger Auftragnehmer.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre Mitarbeiter als Angestellte oder unabhängige Auftragnehmer eingestuft werden sollen, können Sie bei der IRS ein Formular SS-8 einreichen, um eine Feststellung zu erhalten. Bestimmungen können bis zu sechs Monate dauern.

 

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