So erstellen und organisieren Sie am besten eine Projektmanagement-Checkliste oder Checklistenvorlage

Projektmanager verwenden normalerweise eine Reihe von Prozessen, um die Projektarbeit zu koordinieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitglieder des Projektteams wissen, welche Arbeit erledigt werden muss und wann sie abgeschlossen sein muss. Das Project Management Institute definiert fünf Prozessgruppen: Initiieren, Planen, Ausführen, Überwachen, Steuern und Schließen. Durch das Erstellen und Organisieren einer Projektmanagement-Checkliste können Sie Ihr Projekt effektiv strukturieren und sicherstellen, dass Sie alle empfohlenen Schritte zum Erfolg des Projekts ausführen. Erstellen Sie eine Checkliste für jeden Prozess oder erstellen Sie eine generische Checklistenvorlage für alle Prozesse, je nach Größe und Umfang Ihres Projekts. Bei kleineren Projekten kann eine einzige Checkliste angemessener und einfacher zu handhaben sein.

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Führen Sie ein Teammeeting durch, um Ideen zu den Elementen zu sammeln, die für Ihr Projekt verfolgt und überwacht werden sollen. Laden Sie eine Beispiel-Checkliste herunter und untersuchen Sie sie. Beispielsweise bietet die Microsoft Office-Website eine Checklistenvorlage für die Projektinitiierung, die Ihr Team für Ihr Projekt auswerten und anpassen kann.

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Öffnen Sie ein neues Dokument, um Ihre eigene Projektmanagement-Checkliste oder Checklistenvorlagen einzurichten. Geben Sie oben einen Titel ein, z. B. „Checkliste für Projektmanagement“, und zentrieren Sie ihn. Klicken Sie beispielsweise in Microsoft Word auf die Schaltfläche Mitte in der Startsymbolleiste.

3.

Erstellen Sie eine Liste in fetter Schrift. Listeneinträge sollten Überschriften für Projektname, Manager, Sponsor, Kunden, Datum und andere relevante Details enthalten. Speichern Sie die Datei mit einem erkennbaren Namen, z. B. Überschrift der Projekt-Checkliste, wenn Sie sie als Vorlage für andere Dokumente wiederverwenden möchten.

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Fügen Sie eine Überschrift für die erste Projektphase hinzu, indem Sie den Text "Initiating" eingeben. Fügen Sie eine Tabelle ein, um die Schritte des Prozesses aufzulisten. Klicken Sie beispielsweise in Microsoft Word in der Symbolleiste Einfügen auf die Schaltfläche Tabelle. Erstellen Sie eine zweispaltige Tabelle. Listen Sie in der linken Spalte die Fragen auf, die Sie und Ihr Team beantworten müssen, um das Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen. Geben Sie eine Frage ein, z. B. „Sind Projektziele definiert?“. Geben Sie in der rechten Spalte Hinweise zur Beantwortung der Frage an das Team. Geben Sie beispielsweise den Anweisungstext "[Diesen Text durch Ihre Ziele ersetzen". Stellen Sie sicher, dass sie spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und aktuell sind.] ”

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Fügen Sie Schritte hinzu, die für Ihr Projekt gelten, z. B. "Wurde der Geschäftsfall entwickelt?" "Wurde das Risiko bewertet?" "Wurden Ihre Geschäftsfunktionen identifiziert?" "Wurden die Meilensteine ​​des Projekts erreicht?" "Wurden die Qualitätsanforderungen erfüllt?" "Ist das Projekt im Budget?" und "Wurden Fertigstellungsgenehmigungen erhalten?" Verwenden Sie "Ein Leitfaden für das Project Management Body of Knowledge" (PMBOK-Leitfaden), um zusätzliche Unterstützung bei der Gestaltung von Prozessschritten zu erhalten.

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Fügen Sie Ihrer Tabelle zwei Spalten hinzu, die mit "Ja" und "Nein" gekennzeichnet sind. Wenn Sie diese Checkliste ausgefüllt haben, können Sie und Ihr Team Elemente abhaken, die erfolgreich abgeschlossen wurden. Wenn Ihre Checklisten einen hohen Prozentsatz negativer Antworten zeigen, ist die Projektarbeit wahrscheinlich nicht abgeschlossen.

7.

Fügen Sie eine Überschrift hinzu, die als "Aktionselemente" bezeichnet wird. Fügen Sie eine Tabelle mit drei Spalten ein. Klicken Sie beispielsweise in Microsoft Word in der Symbolleiste Einfügen auf die Schaltfläche Tabelle, und wählen Sie drei Spalten aus. Verwenden Sie die erste Spalte, um ausstehende Aufgaben aufzulisten. Listen Sie in der zweiten Spalte das der Aufgabe zugewiesene Teammitglied auf. Verwenden Sie die dritte Spalte, um das Fälligkeitsdatum aufzulisten. Fügen Sie optional eine vierte Spalte für Kommentare hinzu.

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Wiederholen Sie die vorherigen drei Schritte für jeden der verbleibenden vier Projektverwaltungsprozesse oder für Ihr eigenes System. Speichern Sie die Datei als einzelne Checklisten-Vorlagendatei zur Verwendung in zukünftigen Dokumenten oder speichern Sie jeden Prozess als separate Datei. Speichern Sie beispielsweise die gesamte Datei mit einem erkennbaren Namen, z. B. "Checkliste für Unternehmensstandardprojekte". Um die Datei beispielsweise als Vorlage für zukünftige Dokumente mit Microsoft Word zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei", die Schaltfläche "Speichern unter" und wählen Sie dann die Option "Word-Vorlage".

 

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