So ändern Sie ein Notepad-Dokument in eine MS Excel-Datei

Wenn Sie Tabellenkalkulationsdokumente erstellen, um Mitarbeiter-IDs zu verfolgen, Verkäufe vorherzusagen oder Produkte zu vergleichen, möchten Sie Ihre Daten möglicherweise in einem anderen Programm vorbereiten und die resultierende Datei in Microsoft Excel öffnen. Das durch Kommas getrennte Werte oder CSV-Dateiformat verwendet Nur-Text, um die einzelnen Zellenwerte und den Zeileninhalt von Tabellenkalkulationsdaten darzustellen. Wenn Sie ein wenig planen, das CSV-Format einzuhalten, können Sie Notepad verwenden, um den Inhalt der Tabellenkalkulation einzugeben, während Sie nicht an Ihrem Bürocomputer arbeiten, und die Ergebnisse schnell in ein Excel-Dokument umwandeln.

Datei-Setup

Um eine CSV-Datei zum Öffnen in Microsoft Excel zu erstellen, müssen Sie entscheiden, wie viele Spalten Sie in Microsoft Excel für die Informationskategorien verwenden, die Sie im Editor vorbereiten. Ihre erste Zeile mit Excel-Zellen sollte die Kopfzeilen für Ihre Daten enthalten, die jeweils den Inhalt einer einzelnen Spalte kennzeichnen. Um den Text zu erstellen, der in Ihre Spaltenüberschriften umgewandelt werden soll, geben Sie ihn als erste Zeile Ihrer Notepad-Datei ein, trennen Sie die Beschriftungen durch Kommas und beenden Sie die Zeile mit der Eingabetaste, um einen Wagenrücklauf zu erstellen. Wenn in Ihrer Tabelle beispielsweise Namen und Mitarbeiteridentifikationsnummern aufgeführt sind, könnte in den Kopfzeilen "Vorname, Vorname, Nachname, Ausweisnummer" angezeigt werden.

Dateneingabe

Wenn Sie sich sicher sind, wie viele Spalten Ihre Daten füllen werden, und Sie die Kopfzeilen erstellt haben, können Sie Ihre Daten Zeile für Zeile eingeben. Wenn einer Ihrer Datenwerte ein Komma enthält, müssen Sie den Wert in doppelte Anführungszeichen setzen. Wenn ein Ersatz-ID-Ausweis beispielsweise eine spezielle Bezeichnung enthält, die ein Komma enthält, geben Sie den Wert als "Ausweisnummer 2" ein und setzen Sie das Trennzeichen nach dem schließenden doppelten Anführungszeichen. Wenn für einen Ihrer Werte Anführungszeichen verwendet werden, umgeben Sie den Wert in doppelte Anführungszeichen und setzen Sie in Anführungszeichen ein zusätzliches doppeltes Anführungszeichen vor und hinter dem Material. Wenn einer der zweiten Vornamen Ihrer Mitarbeiter John ist und er den Spitznamen "Tiny" verwendet, geben Sie den Namen als "John" "Tiny" "" ein.

Letzte Schritte

Wenn Sie alle Ihre Daten in Notepad eingegeben haben, speichern Sie Ihre Datei als Textdokument und ändern Sie die Dateierweiterung in ".csv". Obwohl CSV-Dokumente aus normalem Text bestehen, werden sie von Microsoft Excel nicht als CSV-Dateien ohne die entsprechende Dateierweiterung erkannt. Wenn Sie in Microsoft Excel auf die Registerkarte "Datei" klicken und "Öffnen" auswählen, um das Dialogfeld "Öffnen" aufzurufen, können Sie den Dateityp auf "Textdateien" setzen, sodass Ihr CSV-Dokument in der Liste angezeigt wird, und doppelklicken Sie dann auf den Dateinamen, um es in einem neuen Arbeitsmappendokument zu öffnen. Es ist immer ratsam zu überprüfen, ob Excel Zahlen und Datumsangaben korrekt identifiziert. Wenn dies der Fall ist, werden die Werte direkt in ihren Excel-Zellen angezeigt. Um mehr Kontrolle darüber zu haben, wie Excel Ihre Daten interpretiert und formatiert, können Sie Ihre CSV-Datei mit dem Textimport-Assistenten öffnen. Sie finden den Assistenten auf der Registerkarte Daten der Excel-Multifunktionsleiste unter Externe Daten abrufen.

Überlegungen

Wenn einer Ihrer Datensätze keinen Wert für ein bestimmtes Feld enthält, müssen Sie nach dem Komma, das das Feld davor begrenzt, ein zweites Komma eingeben. Wenn Ihre Mitarbeiterin Jane Roe beispielsweise keinen zweiten Vornamen hat, lautet ihr Datensatz "Roe,, Jane". Um leere Felder in Ihrer Textdatei deutlicher zu machen, können Sie sie mit einem aufeinanderfolgenden Paar doppelter Anführungszeichen darstellen und mit einem Komma. Excel ignoriert die Anführungszeichen, wenn es Ihre CSV-Datei öffnet. Jane Roes Datensatz liest daher "Roe", "", "Jane". Wenn Sie versehentlich ein Feld überspringen, werden Ihre Daten nicht in den richtigen Spalten in Excel angezeigt. Bearbeiten Sie zum Beheben des Problems Ihre CSV-Datei, um das fehlende Feld zu korrigieren, und öffnen Sie es erneut in Excel.

 

Lassen Sie Ihren Kommentar