So ändern Sie die Office-Prozeduren

Eine Änderung der Büroabläufe erfordert eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die neuen Abläufe verstehen und nicht in alte Gewohnheiten zurückfallen. Arbeiten Sie mit einer Task-Gruppe von geeigneten Mitarbeitern des Unternehmens zusammen, um Änderungsbereiche zu identifizieren und die neuen Verfahren vorzubereiten. Überwachen Sie die Verfahren, um sicherzustellen, dass die Änderungen implementiert werden, und arbeiten Sie effektiv und effizient, um dauerhafte Änderungen sicherzustellen.

Probleme identifizieren

Das dauerhafte Verbessern von Büropraktiken ist ein Prozess, der mit der Prüfung der derzeitigen Verfahren beginnt. Ermitteln Sie zunächst, welche Amtsverfahren nicht wirksam sind und warum. Möglicherweise müssen Sie die Abläufe Ihres Unternehmens aufgrund externer Faktoren ändern, z. B. eines neuen Großkundenvertrages, einer erheblichen Aufstockung des Büropersonals oder einer Änderung der Vorschriften. Listen Sie in einer Mitarbeitergruppe die erforderlichen Änderungen in der Prioritätsreihenfolge auf, von der schwierigsten bis zur einfachsten Implementierung.

Planen Sie Änderungen

Erstellen Sie einen Plan, der die festgestellten Verfahrensmängel behebt und die Kultur Ihres Unternehmens berücksichtigt. Jede Änderung muss mit dem gesamten Körper der Änderungen übereinstimmen. Wenn beispielsweise alle eingehenden Anrufe über den zentralen Operator geleitet werden müssen, müssen Sie über ein System verfügen, um den angerufenen Mitarbeiter umgehend zu benachrichtigen. Dieser Prozess muss Anrufe berücksichtigen, die nicht abgeschlossen werden können oder an eine bestimmte Abteilung oder Person weitergeleitet werden müssen. Wenn alle Mitarbeiter befugt sind, Lieferungen zu bestellen, muss ein zentrales Bestellsystem die Bestellformulare und andere erforderliche Dokumente enthalten.

Änderungen umsetzen

Implementieren Sie die Änderungen, sobald ein Plan erstellt und genehmigt wurde. Sie können die Änderungen auf verschiedene Weise vornehmen. Führen Sie ein Schulungsprogramm durch, das alle Änderungen abdeckt und unmittelbar nach Abschluss des Trainings zu den neuen Verfahren übergeht. Trainieren Sie die Vorgesetzten in den geänderten Verfahren und bringen Sie ihnen bei, wie sie ihr Personal schulen. Nehmen Sie innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums regelmäßig einige Änderungen vor, bis alle neuen Verfahren implementiert sind.

Überwachen Sie die Verfahren

Die Bewertung und Überwachung der Verfahren nach der Implementierung ist entscheidend für ihren Erfolg. Alte Vorgehensweisen können leicht zurückkehren, wenn Sie nicht regelmäßig überwachen. Durch die Bewertung der Verfahren können Sie und die Aufgabengruppe auch feststellen, ob Änderungen oder neue Materialien erforderlich sind oder ob zusätzliche Schulungen erforderlich sind. Durch das Einholen von Kommentaren von Vorgesetzten und Mitarbeitern, die nach den neuen Verfahren arbeiten, können Sie feststellen, wie effektiv die Verfahren arbeiten und wie sie effizienter gestaltet werden können.

 

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