So ändern Sie den Telefondienst für ein Unternehmen

Unternehmen müssen ihren Telefondienst umstellen, wenn das vorhandene System nicht mehr ihren Bedürfnissen entspricht. Wenn Anrufe abgebrochen werden, beschweren sich Anrufer, dass sie keine reale Person erreichen können, oder wenn der Service zu lange dauert, ist es Zeit für ein Update. Bei der Erneuerung von Diensten müssen Unternehmen Hardwarekomponenten in Betracht ziehen, die für die ordnungsgemäße Ausstattung der Büro- und Außendienstmitarbeiter erforderlich sind. Außerdem sind alle für die Geschäftstätigkeit erforderlichen Dienstmerkmale aufgeführt. Alle Unternehmen sollten die Hardwarekosten, Merkmale, Tarife und Gebühren der Anbieter vergleichen, bevor sie eine Telefonumwandlung durchführen.

1

Analysieren Sie zunächst, was mit dem vorhandenen System nicht stimmt. Bitten Sie die Mitarbeiter, Probleme zu identifizieren. Fallen Anrufe ein? Gibt es zu viele Anrufe, die das vorhandene System in der Warteschlange halten kann? Können Mitarbeiter miteinander telefonieren und Videokonferenzen durchführen? Leitet die Hauptschalttafelfunktion Anrufe unerwartet um? Können Handys, Headsets und Handys bequem verwendet werden? Ist der vorhandene Service Provider verfügbar, um Serviceprobleme schnell zu beheben oder Geräte zu ersetzen? Fragen Sie Ihre Kunden per Telefon über ihre Erfahrungen im Umgang mit dem Unternehmen. Sind Stimmen verstümmelt und verblassen? Gibt es ausreichende Hinweise, dass die Leitung noch funktionsfähig ist und jemand zurückkehren wird, um zu helfen?

2

Machen Sie eine Liste mit allem, was für den Telefondienst benötigt wird. Enthalten Sie alle Hardwarekomponenten wie komfortable Schreibtischtelefone, Mobiltelefone, Kopfhörer, Freisprecheinrichtungen und Videokonferenzbildschirme. Führen Sie auch Service-Funktionen auf, die sowohl intern als auch im Außendienst erforderlich sind, wie z. B. Telekonferenzen und Videokonferenzen, Routing von Internetanrufen, Grafiksendekabeln, One-Touch-Anrufen und Spracherkennung.

3.

Kaufen Sie kommerzielle Telefon- und Kommunikationshardware-Anbieter ein und finden Sie ein fähiges Unternehmen, das Ihnen alles auf Ihrer erforderlichen Hardwareliste bieten kann. Verhandeln Sie einen Vertrag, der den Kauf oder die Vermietung von Ausrüstungen umfasst, ggf. Wartung und Schulung des gesamten Personals.

4

Identifizieren Sie kompetente Telefondienstanbieter, die Ihre erforderlichen Funktionen anbieten, und vergleichen Sie die Tarifpläne. Verhandeln Sie einen Vertrag, der eine "Out" -Klausel enthält, falls der Anbieter nicht alles rechtzeitig zur Verfügung stellt.

5

Planen Sie einen Zeitpunkt für die Entfernung des alten Systems und die Installation des neuen Systems ein, wenn das Geschäft normalerweise sehr langsam ist, beispielsweise mitten in der Nacht am Wochenende, um die Umstellung der Kunden zu vermeiden.

6

Stellen Sie das neue Telefonsystem allen Mitarbeitern vor, verteilen Sie alle tragbaren Geräte wie Mobiltelefone, Zubehör und Headsets, die an den einzelnen Arbeitsplätzen noch nicht vorhanden und programmiert sind, und schulen Sie das Personal mit dem neuen System.

 

Lassen Sie Ihren Kommentar