Wie man den Arbeitsplatz computerisiert

1997, dem ersten Jahr, als das US Census Bureau anfing, umfassende Fragen zur Computer- und Internetnutzung zu stellen, gaben die Daten an, dass über die Hälfte (51, 6 Prozent) der US-Angestellten einen Computer bei der Arbeit benutzten. Seit diesem ersten Meilenstein sind die Computernutzung und der Internetzugang am Arbeitsplatz stetig gewachsen. Immer mehr Unternehmen nutzen die Vorteile der durch die Computerisierung möglichen Effizienz, Kommunikation und Organisation. Die Computerisierung eines kleinen Unternehmens ist ein komplexer und transformativer Prozess, aber eine Änderung, die alle kleinen Unternehmen in Betracht ziehen sollten, um in einer zunehmend digitalen Wirtschaft zu bestehen.

Vorbereitung

1

Analysieren Sie das Funktionieren Ihres kleinen Geschäftsbüros und achten Sie besonders auf Ihr Dokumentenspeichersystem. Beachten Sie alle wichtigen Dokumente, die Sie im Büro aufbewahren, wie oft diese Dokumente erstellt oder referenziert werden müssen und wie lange es dauert, Dokumente ohne Computer zu erstellen, zu finden oder zu verwenden.

2

Überprüfen Sie die Kommunikation in Ihrem Büro. Identifizieren Sie die gesamte Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten und stellen Sie fest, wie und wie oft dieser Austausch stattfindet. Ermitteln Sie, wie viel Sie derzeit Kommunikationsmethoden wie persönliche Meetings, Telefonanrufe und E-Mails verwenden, und wie lange diese Optionen in Anspruch nehmen und welchen Teil Ihres Budgets sie verbrauchen.

3.

Planen Sie die Arbeitsabläufe in Ihrem Büro, einschließlich der Verantwortlichkeiten der einzelnen Mitarbeiter und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. Die Arbeit eines Mitarbeiters könnte beispielsweise dadurch aufhalten, dass ein anderer Mitarbeiter auf eine zeitaufwändige Aufgabe wartet.

4

Bereiten Sie einen Plan vor, um die Kosten und den Nutzen der Implementierung eines Computerisierungsprogramms zu analysieren. Umfassen Sie sowohl Computerhardware als auch Software und Kommunikationsgeräte wie Modems und Kabel. Wenn nötig, beauftragen Sie einen Berater, um Ihnen bei der Fertigstellung eines Plans zu helfen. Listen Sie auf, welche Aufgaben mit einem Computer einfacher und schneller werden, und berücksichtigen Sie die Auswirkungen der Beschleunigung dieser Aufgaben auf Ihren gesamten Arbeitsablauf. Geben Sie ein Budget für die erwarteten Kosten für den Kauf von Ausrüstung und die Personalkosten für Implementierung und Schulung an. Wägen Sie diese Kosten gegen die möglichen Vorteile ab, mit denen Sie Ihr kleines Unternehmen effizienter machen können.

Implementierung

1

Kaufen Sie die in Ihrem Plan angegebene Ausrüstung.

2

Installieren Sie die Ausrüstung. Befolgen Sie die Herstellerangaben, um Ihr Gerät in Betrieb zu nehmen. Vergeben Sie alle erforderlichen Dienste, wie z. B. zusätzliche Telefonleitungen und Internetdienste.

3.

Implementieren Sie ein computergestütztes Dokumentenspeichersystem, scannen Sie Ihre vorhandenen Dokumente, um sie digital zu speichern, und erstellen Sie neue Dokumente für Ihre zukünftigen Anforderungen. Grundlegende Dokumente wie Buchungskalkulationstabellen, Rechnungsformate und Kontaktdatenbanken sind für alle Arten von kleinen Unternehmen hilfreich. Erstellen Sie ein organisiertes Verzeichnis- oder Ordnersystem, damit Sie Ihre Dokumente einfach finden, speichern und bearbeiten können.

4

Entwerfen Sie eine computergestützte Kommunikationsstrategie für Ihr Büro. Konzentrieren Sie sich insbesondere auf Bereiche, in denen Sie Zeit und Geld sparen können, z. B. um Geschäftsreisen zu vermeiden oder Mailings zu sparen. Sammeln Sie digitale Kontaktinformationen (z. B. E-Mail-Adressen) für alle Ihre wichtigen Kunden und Händler und erstellen Sie Konten für alle Ihre Mitarbeiter. Marketing ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Ermitteln Sie daher kostengünstige Nachrichten und E-Mail-Strategien, mit denen Sie besser mit Ihren Kunden kommunizieren können.

5

Sprechen Sie mit allen Ihren Mitarbeitern. Stellen Sie sicher, dass sie über die Technologie verfügen, die sie für ihre Arbeit benötigen, und wissen, wie sie eingesetzt wird. Bestimmen Sie einen Mitarbeiter oder beauftragen Sie einen Auftragnehmer, der die Informationstechnologie in Ihrem Büro verwaltet, insbesondere für die Problembehandlung und Schulung von Mitarbeitern, die zusätzliche Hilfe benötigen. Die Bereitstellung von Schulungen ist entscheidend für die Steigerung der Produktivität und die optimale Nutzung Ihrer technologischen Investition.

Tipps

  • Obwohl die Computerisierung auf lange Sicht Zeit und Geld sparen kann, kann die Lernkurve zunächst störend sein. Nehmen Sie den Wechsel in einer ruhigen Zeit in Ihrem Arbeitsablauf vor und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter mit dem System vertraut sind, um Probleme bei der Implementierung zu vermeiden.
  • Technologischer Wandel erfordert qualifizierte Arbeitskräfte. Investieren Sie in Mitarbeiterschulungen und binden Sie Ihre Mitarbeiter mit Incentive-Programmen ein, mit denen sie von Produktivitätssteigerungen und Rentabilitätssteigerungen im Büro profitieren können.
  • Legen Sie mit Ihren Mitarbeitern Regeln zur Verwendung des Computers fest Verteilen Sie eine Unternehmensrichtlinie für die Verwendung von Unternehmensausrüstung, indem Sie angeben, dass diese ordnungsgemäß, legal und aus geschäftlichen Gründen verwendet wird.

Warnung

  • Zerstören Sie keine Geschäftsdokumente, nachdem Sie digitale Kopien erstellt haben. Insbesondere bei juristischen Dokumenten benötigen Sie möglicherweise die Originale.
 

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