So führen Sie eine Finanzprüfung durch

Finanzprüfungen greifen tief in die Finanzsituation eines Unternehmens ein und prüfen Buchführungsunterlagen, Richtlinien für interne Kontrollen, Bargeldbestände und andere sensible Finanzbereiche. Bei börsennotierten Unternehmen werden regelmäßig externe Finanzprüfungen durchgeführt, und auch kleine Unternehmen in Privatbesitz können einer externen Rechnungsprüfung durch den IRS oder eine andere staatliche Behörde unterzogen werden. Wenn Sie wissen, wie eine Finanzprüfung Ihrer eigenen Bücher durchgeführt wird, können Sie sich auf eine mögliche externe Prüfung vorbereiten, Ihr Buchhaltungssystem in Ordnung halten und internen Betrug und Diebstahl abschrecken.

Sammeln Sie Finanzdokumente

Überprüfen Sie die eingesetzten Systeme, um Finanzinformationen an die Buchhaltung zu übermitteln. Der erste Schritt im Abrechnungszyklus besteht darin, Finanzunterlagen wie Verkaufsbelege, Rechnungen und Kontoauszüge zu sammeln und an die Buchhaltungsabteilung zur Verarbeitung weiterzuleiten. Ohne zeitnahe und zuverlässige Informationen können Buchhaltungsunterlagen selbst unzuverlässig werden, was zu Diskrepanzen in den Finanzunterlagen eines Unternehmens führt.

Schau dir das Record-Keeping an

Informieren Sie sich über die Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens und stellen Sie sicher, dass die Datensätze ordnungsgemäß gespeichert werden. Kleine Unternehmen sollten bis zum Ende des laufenden Rechnungszeitraums mindestens eine elektronische Fotokopie von Registrierkassetten, stornierten Schecks, Rechnungen und sonstigen Finanzunterlagen aufbewahren. Stellen Sie sicher, dass auf archivierte Datensätze schnell zugegriffen werden kann, um eventuelle Probleme aufzuklären.

Überprüfen Sie das Buchhaltungssystem

Identifizieren und überprüfen Sie jedes Element des Buchführungssystems des Unternehmens, einschließlich einzelner T-Konten (Lastschriften und Gutschriften), Journalbuchungen, des Hauptbuchs und der aktuellen Finanzausweise. Arbeiten Sie systematisch durch das Buchhaltungssystem, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Konten vorhanden sind, dass T-Konten rechtzeitig im Hauptbuch verbucht werden und dass das System die Fähigkeit hat, menschliche Fehler wie etwa Rechenfehler zu korrigieren.

Überprüfen Sie die Richtlinien für die interne Kontrolle

Informieren Sie sich in den Richtlinien für die interne Kontrolle des Unternehmens, um den Schutz vor Diebstahl und Betrug zu ermitteln. Zu den internen Kontrollgrundsätzen gehören die Aufteilung der Rechnungslegungspflichten zwischen verschiedenen Mitarbeitern, gesperrte Tresore zur Aufbewahrung ausstehender Bankguthaben sowie eine passwortgeschützte Buchhaltungssoftware, die genau nachverfolgt, wer wann was tut.

Vergleichen Sie interne und externe Datensätze

Vergleichen Sie interne Aufzeichnungen von Bargeldbeständen, Einnahmen und Ausgaben mit externen Aufzeichnungen. Überprüfen Sie die gespeicherten externen Datensätze des Unternehmens und vergleichen Sie die ausgewählten Transaktionen mit den internen Datensätzen. Vergleichen Sie beispielsweise Kaufbelege, die von Lieferanten für einen bestimmten Monat gesendet wurden, mit internen Kaufbelegen oder Kassenbänder mit den in den Büchern erfassten Erträgen.

Schauen Sie sich Steuerbelege an

Analysieren Sie die internen Steuersätze des Unternehmens und die offiziellen Steuererklärungen. Die Steuerunterlagen sollten sieben Jahre aufbewahrt werden. Durchsuchen Sie die Steuerbelege des Unternehmens aus dem IRS und vergleichen Sie es mit den Aufzeichnungen der Steuerschulden und Steuern, die in den Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens gezahlt werden. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Bandbreite der in der letzten Steuererklärung geltend gemachten Gutschriften und Abzüge zu überprüfen und nach zweifelhaften Berichten zu suchen, beispielsweise nach überhöhten Ausgaben.

 

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