So führen Sie produktive Meetings durch

Meetings können eine Gelegenheit sein, eine vielfältige Gruppe von Arbeitnehmern zusammenzubringen, um Pläne für ein Projekt oder Verbesserungen für ein Unternehmen zu besprechen. Besprechungen können Gelegenheiten bieten, wenn sie nicht effektiv verwaltet werden, können sie jedoch die Zeit der Teilnehmer verschwenden. Führungskräfte können Schritte unternehmen, um ein produktives Meeting abzuhalten, indem sie einen klaren Plan erstellen und sicherstellen, dass die Teilnehmer ihre Aufgabe erfüllen.

Planung

Die Arbeit eines Leiters beginnt, bevor sich die Teilnehmer beim Treffen treffen. Projekt- oder Meetingleiter können Materialien für Teilnehmer entwickeln, die den Zweck des Meetings definieren, Hintergrundinformationen bereitstellen und eine Agenda festlegen. Durch die Verteilung des Materials an die Meeting-Teilnehmer vor der ersten Sitzung haben die Teilnehmer die Möglichkeit, die Hintergrundinformationen zu lesen und sich auf das Meeting vorzubereiten. Die Leiter sollten einen Zeitpunkt für die Besprechung wählen, der für die Mitglieder des Teams günstig ist und eine strikte Zeitvorgabe festlegt. Die Besprechung sollte lang genug sein, um die Tagesordnungspunkte zu erfüllen, und kurz genug, um das Team im Fokus zu halten.

Bei der Aufgabe bleiben

Während eines Projekttreffens ist es die Aufgabe des Leiters, das Team auf die Tagesordnung zu konzentrieren. Wenn Gespräche vom Thema ablenken, muss der Leiter das Team zurück zu den Tagesordnungspunkten lenken. Die Konferenzleiter sollten die für jedes Agenda-Thema zugewiesene Zeit im Auge behalten, das Gespräch zusammenfassen und mit dem nächsten Punkt auf der Liste fortfahren.

Minuten einhalten

Die Aufzeichnung des Treffens ist ein wichtiges Instrument, mit dem die Führungskräfte die Tagesordnung für die nächste Sitzung festlegen können. Die Moderatoren sollten ein Teammitglied auswählen, das sich während der Besprechung Notizen machen soll, und eine Liste der durchzuführenden Maßnahmen zusammen mit den für die Durchführung dieser Aufgaben verantwortlichen Personen führen. Der Leiter kann vor der nächsten Versammlung eine Zusammenfassung des Treffens vorbereiten und an alle Teilnehmer verteilen. Mitglieder können das Protokoll nutzen, um sich auf das nächste Meeting vorzubereiten und sicherzustellen, dass sie ihre Aufgabe erfüllen.

Zur Teilnahme ermutigen

Einer der Vorteile eines Gruppentreffens sind die unterschiedlichen Meinungen und Ideen, die daraus resultieren. Es ist die Aufgabe des Leiters, die Teilnahme aller an dem Treffen zu fördern. Führungskräfte können eine ermutigende Umgebung schaffen, indem Sie im Voraus einige Grundregeln festlegen. Beispielsweise kann der Leiter der Besprechung deutlich machen, dass Unterbrechungen oder Kritik nicht geduldet wird, während ein Teammitglied spricht. Führungskräfte können Teammitglieder, die nicht gesprochen haben, nach ihrer Meinung fragen.

Besprechungszusammenfassung

Nach Abschluss der Besprechung sollte der Leiter die wichtigsten Punkte überprüfen und sicherstellen, dass alle Teammitglieder ihre Aktionselemente verstehen. Die Führungskräfte können eine vorläufige Zeit für das nächste Meeting festlegen und eventuelle Planungsprobleme besprechen. Eine Zusammenfassung der Besprechung, das Protokoll und eine Liste der Aktionselemente können innerhalb von ein bis zwei Tagen der Besprechung an alle Teilnehmer gesendet werden.

 

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