So erstellen Sie eine Unternehmensverteilerliste in Google Apps

Mit Google Apps können Unternehmen jeder Größe E-Mail-, Kalender- und Produktivitätsanwendungen ihrer Mitarbeiter in einem Portal zusammenfassen. Zwar ist es für kleine Unternehmen relativ einfach, von einer anderen Software-Suite zu Google Apps zu wechseln, doch Unternehmen in Unternehmenssgröße benötigen viel mehr Zeit und Vorbereitungen, um den Wechsel vorzunehmen. Ein wichtiger Teil der Unternehmenskommunikationskette ist die Entwicklung und Pflege von Verteilerlisten. Wenn ein Unternehmen mehrere tausend Mitarbeiter hat, ist das Erstellen und Verwalten von E-Mail-Listen für verschiedene Abteilungen normalerweise sehr aufwendig. Mit etwas Planung und Vorbereitung können Sie die Neuerstellung der Listen jedoch vermeiden, indem Sie sie aus Ihrem aktuellen Programm exportieren und anschließend in Google Apps importieren.

Listen exportieren

In vielen großen E-Mail-Anwendungen können Sie Ihre Kontakt- oder Verteilerlisten zur Verwendung in anderen Programmen exportieren. Wenn Ihr Unternehmen eine Cloud-basierte E-Mail-Plattform wie Microsoft Exchange oder Office 365 verwendet, ist das Exportieren einer Liste für das gesamte Unternehmen relativ einfach, da Sie Kontaktlisten direkt über das Administratorsteuerfeld exportieren können. Wenn Ihr Unternehmen einen Standard-Webserver zum Hosten von E-Mails verwendet und Ihre Benutzer Listen in ihren eigenen Client-Programmen - Outlook, Outlook Express oder Thunderbird - verwalten, müssen Sie Verteilerlisten von jedem Computer exportieren. Suchen Sie in der Menüleiste des E-Mail-Programms nach der Funktion „Exportieren“ und speichern Sie das Adressbuch nach Möglichkeit als CSV-Datei. Wenn das E-Mail-Programm das Speichern der Liste im CSV-Format nicht zulässt, speichern Sie es als TXT-Datei und ändern Sie die Dateierweiterung in ".csv". Sie können Listen von mehreren Computern zusammenführen, indem Sie Inhalte aus den CSV-Dateien in eine große Datei kopieren und mit einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulationsanwendung einfügen.

Listen von Grund auf neu erstellen

Wenn Ihre aktuelle E-Mail-Anwendung den Export von Listen als CSV- oder TXT-Datei nicht unterstützt, müssen Sie die Liste manuell erstellen. Sie können dies tun, indem Sie ein neues Textdokument in Windows Notepad erstellen und als CSV-Datei speichern. Geben Sie beim Formatieren Ihrer Liste Benutzerinformationen im folgenden Format ein: RealName, Benutzername, E-Mail-Adresse

Stellen Sie sicher, dass zwischen den einzelnen Werten ein Komma steht und dass keine Leerzeichen vorhanden sind. Geben Sie einen Benutzer pro Zeile ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die Rückgabe zu erzwingen. Sie können die CSV-Datei auch mit einer Tabellenkalkulationsanwendung wie Microsoft Excel oder OpenOffice Calc erstellen.

Google Apps-Migration

Wenn in Ihrem Unternehmen viele Benutzer vorhanden sind, kann das Exportieren von Listen sehr zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Sie die aktuellen E-Mails und Ordner der Benutzer migrieren möchten. Google bietet Administratoren das Google Apps-Migrationstool, um viele der Export- und Importaufgaben zu automatisieren, die zum Verschieben von Benutzerlisten, Kontaktlisten und E-Mail-Ordnern von Exchange oder Outlook nach Google Apps erforderlich sind. Sie können das Google Apps-Migrationstool auf der Dashboard-Seite Ihres Google Apps-Administrators herunterladen. Nachdem Sie das Tool heruntergeladen haben, können Sie damit Verteilerlisten, LDAP-Listen und E-Mail-Ordner von Exchange nach Google Apps verschieben. Ebenso können Sie das Tool verwenden, um Daten von einem Computer eines einzelnen Outlook-Benutzers in ein neues Konto in Google Apps zu verschieben.

Google Apps-Gruppen

Wenn Ihr Unternehmen neu ist oder kein aktuelles E-Mail-System hat, aus dem Kontakt- oder Verteilerlisten importiert werden sollen, können Sie in Ihrem Administrator-Dashboard mithilfe von Google Apps Groups neue Listen erstellen. Mit der Gruppenfunktion können Sie eine unternehmensweite Liste oder kleinere Listen auf Abteilungsebene erstellen. Nachdem Sie im Administrator-Dashboard eine neue Gruppe erstellt haben, können Sie eine CSV-Datei hochladen, um die Liste aufzufüllen, oder Sie können Namen und E-Mail-Adressen manuell in das Listenformular eingeben. Das manuelle Eingeben der Namen in Gruppen ist bei weitem die langsamste Methode. Sie stellt jedoch auch sicher, dass Sie nicht versehentlich falsche Namen und Adressen in eine bestimmte Verteilerliste importieren. Unabhängig davon, ob Sie Listen aus einer Datei importieren oder manuell eingeben, sollten Sie immer die Listen durchgehen, um sicherzustellen, dass Mailings für eine Abteilung oder Gruppe nicht an Mitglieder einer anderen Abteilung weitergeleitet werden.

 

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