So erstellen Sie eine durchsuchbare Datenbank in Excel

In den meisten Fällen sind Sie wahrscheinlich daran gewöhnt, Microsoft Excel für Aufgaben wie das Vorbereiten von Berichten, Prognosen und Budgets zu verwenden. Excel ist jedoch wesentlich leistungsfähiger. Es kann verwendet werden, um eine durchsuchbare Datenbank - eine Excel-Datenbank - zu erstellen .

Die Datenbankfunktionen von Excel sind sehr leistungsfähig. Tatsächlich kann Excel nicht nur zum Erstellen einer einfachen durchsuchbaren Datenbank verwendet werden, sondern auch zum Erstellen einer richtigen relationalen Datenbank. Eine relationale Datenbank besteht aus einer Haupttabelle, die mit ihren Slave-Tabellen verbunden wird, die auch als untergeordnete Tabellen bezeichnet werden.

Wie funktioniert eine relationale Datenbank?

Excel ist so strukturiert, dass es leicht mit Datenbanken kompatibel ist. Zumindest ist eine Datenbank einfach eine Sammlung von Elementen, die laut PC World miteinander verbunden sind. Das ist so ziemlich eine Tabelle. Wenn die Elemente in der Datenbank verknüpft sind, erstellen sie Datensätze in Gruppen von mehreren Datensätzen. Ein einzelner Datensatz kann einer Zeile in einer Kalkulationstabelle entsprechen, während eine Sammlung von Datensätzen einer Tabelle in einer Kalkulationstabelle entspricht. Die Verbindung ist schwer zu ignorieren.

Wenn Sie eine Kalkulationstabelle haben, schauen Sie sich eine Datenbank an. Es ist jedoch definitiv keine relationale Datenbank. Um eine relationale Datenbank zu erstellen, müssen Sie eine Master-Tabelle mit Slave-Tabellen oder einfachen Tabellen kombinieren.

Ein Beispiel für eine Datenbank

Angenommen, Sie entscheiden sich zum Beispiel dafür, Ihre Ausweisdokumente auf Ihrem Computer zu speichern, und Sie tun dies oder andere Dokumente auch. Wenn es sich um Ihren Führerschein handelt, gehört er zum Führerschein vieler anderer Personen beim DMV. In Ihrem Führerschein sind Angaben wie Name, Größe, Gewicht, Geschlecht, Haar- und Augenfarbe, Geburtsdatum, Adresse, Ausstellungs- und Ablaufdatum und Klasse der Lizenz enthalten.

Sie werden feststellen, dass Namen, Geschlecht, Adresse und allgemeine Beschreibung möglicherweise von mehreren Personen geteilt werden. Aus diesem Grund gibt es Lizenznummern, um jede Lizenz eindeutig zu machen. In der Datenbanksprache wird dies als Schlüsselfeld bezeichnet, mit dem eine Datenbank mit anderen Datenbanken verbunden wird, die ihr zugeordnet sind. Diese werden auch als relationale Datenbanken bezeichnet.

Die Master-Datenbank

Die Master-Datenbank enthält alle Angaben zu Ihrer Fahrerlizenz. Es gibt eine oder mehrere untergeordnete Datenbanken mit mehr Informationen zu bestimmten Personen, die über das Schlüsselfeld identifiziert werden. In einigen Fällen kann es zu einem Verstoß gegen die Fahrlässigkeit einer Person kommen, wohingegen andere die Adressen haben, die sie zuvor hatten und so weiter. In der Datenbanksprache wird diese Art von Beziehung als Eins-zu-Viele-Beziehung bezeichnet, da jeder Treiber viele verschiedene Adressen und Verstöße haben kann. Die Adressen und Verstöße können jedoch nur mit einem einzelnen Treiber verknüpft werden.

Es gibt andere Arten von Beziehungen, z. B. Eins-zu-Eins und Viele-Zu-Viele - zum Beispiel eine Datenbank mit Kunden und die ermäßigten Rabatte. Da jeder Kunde jeweils nur einen Rabatt haben kann, handelt es sich um eine Eins-zu-Eins-Beziehung. Wenn die Datenbank sich aus Kunden und den von ihnen gekauften Produkten zusammensetzt, könnten die Kunden mehr als ein Produkt haben, und die Produkte könnten von mehreren Kunden gekauft werden - was eine Viele-zu-Viele-Beziehung wäre.

Wozu dient eine relationale Datenbank?

Der naheliegendste Grund, warum Sie eine solche Datenbank benötigen, besteht darin, zu vermeiden, dass sich Ihre Daten in jeder Kalkulationstabelle wiederholen. Das kann ressourcenintensiv sein - vor allem zeitlich. Der wichtigste Grund für die Verwendung einer Datenbank besteht jedoch darin, dass Sie Ihre Daten mithilfe von Filtern abfragen können, um bestimmte Informationen zu finden und diese zum Erstellen von Berichten zu verwenden.

So erstellen Sie eine einfache Datenbank in Excel

Der erste Schritt zum Erstellen einer durchsuchbaren Tabelle ist die Beschreibung Ihrer Daten. Sie benötigen Etiketten, um Ihre Daten zu beschreiben, und diese werden in die erste Zeile Ihrer Tabelle eingefügt. Lassen Sie uns das die erste Zeile Ihrer Kalkulationstabelle machen. Der Zweck der Überschriften ist fast derselbe wie der der Felder in einer richtigen Datenbank. Jede Zeile in Ihrer Kalkulationstabelle definiert einen einzelnen Datenbankdatensatz, während für jede Spalte die Werte einer einzigen Kategorie angezeigt werden.

Der Zeilenkopf in Zeile 1 muss eingefroren sein. Klicken Sie dazu auf den Zeilenkopf am rechten Rand der zweiten Zeile. Wechseln Sie zur Registerkarte Ansicht in der Multifunktionsleiste oben in der Excel-Anwendung, und suchen Sie auf der Registerkarte nach dem Abschnitt Freeze Panes. Darunter ist ein Pfeil. Klicken Sie auf diesen Pfeil und wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü die Option "Topze einfrieren". Dies bedeutet, dass die oberste Zeile immer sichtbar ist, auch wenn Sie durch Ihre Tabelle blättern. So wissen Sie, unter welcher Datenkategorie alles liegt.

Gib deine Daten ein

Nun ist es Zeit, Ihre Daten einzugeben. Machen Sie es in so vielen Reihen, wie Sie glauben, dass Sie brauchen werden. Die Pfeiltasten sollten Ihnen helfen, durch Ihre Tabelle zu navigieren, während Sie bestätigen, dass Ihre Eingabe in eine Zelle so einfach wie das Drücken der Eingabetaste sein sollte. Möglicherweise haben Sie Ihre Daten in einem anderen Dokument eingegeben, wo sie durch das Tabulatorzeichen getrennt sind, beispielsweise in Microsoft Word. In diesem Fall können Sie es einfach kopieren und in Ihre Tabelle einfügen. Um es in Ihre Datenbank einzufügen, klicken Sie auf die Zelle mit der Bezeichnung A2 und drücken Sie auf Ihrer Tastatur Strg + V. Die Daten werden unter Ihren Kopfzeilen eingefügt.

In der oberen linken Ecke Ihres Arbeitsblatts befindet sich eine Schaltfläche, mit der Sie alle Zellen in Ihrem Arbeitsblatt auswählen können. Diese Schaltfläche befindet sich dort, wo sich die Spalten- und Zeilenüberschriften überschneiden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle Zellen in Ihrem Arbeitsblatt auszuwählen. Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Daten. Dort finden Sie die Gruppe mit der Bezeichnung "Sortieren und Filtern". Sie finden eine trichterähnliche Schaltfläche mit der Bezeichnung "Filter" . Klicken Sie darauf.

Verwenden von Filtern in Spalten

Rechts neben einer Spaltenüberschrift sollten Sie einen Pfeil finden, wenn Sie den Cursor dort positionieren. Klicken Sie darauf, und Sie erhalten ein Menü mit Optionen, mit denen Sie die Dinge in dieser Spalte filtern können. Sie können Filter für Texte und Zahlen verwenden oder in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren oder nur Zeilen in der angegebenen Spalte anzeigen, die die Filterkriterien erfüllen.

Es gibt ein Kontrollkästchen vor "Alle auswählen". Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Werten, die Sie zum Filtern Ihrer Daten verwenden möchten. Nur die Daten mit diesen Werten werden eingeschlossen.

Filter entsprechend den Bedingungen

Wenn Sie nach Bedingungen filtern möchten, wählen Sie entweder unter "Textfilter" oder "Zahlenfilter" eine Formel aus . Sie können beispielsweise Werte zwischen zwei bestimmten Werten oder mehr oder weniger als einem bestimmten Wert wählen auf. Für jede Bedingung gibt es Schaltflächen für „Und“ und „Oder“, damit Sie Ihre Kriterien so kombinieren können, dass sie sich gegenseitig ausschließen oder additiv sind.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", damit Ihre Daten gefiltert werden. In der von Ihnen ausgewählten Spalte werden nur die Zeilen angezeigt, die Ihren Filterbedingungen entsprechen.

Filterung ausschalten

Wenn Sie die Filterung deaktivieren möchten, klicken Sie auf die Filterschaltfläche in der rechten oberen Ecke der angegebenen Spaltenüberschrift, deren Filter Sie deaktivieren möchten. Auf diese Weise deaktivieren Sie die Filterung für diese Spalte, ohne den Rest der Kalkulationstabelle zu beeinträchtigen. Wenn Sie die gesamte Filterung deaktivieren möchten, wählen Sie einfach die Option "Clear" (Löschen) aus, und alle Ihre Daten werden in den ursprünglichen Zustand zurückgesetzt.

 

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