Wie führe ich effektive Teammeetings durch?

Viele Mitarbeiter haben das Gefühl, dass Meetings Zeitverschwendung sind. Dies ist hauptsächlich auf Meetings zurückzuführen, die in einem kleinen Unternehmen nicht effektiv durchgeführt werden. Stellen Sie vor dem Aufrufen einer Besprechung fest, ob die Besprechung wirklich erforderlich ist. Wenn dies mit einem kurzen Telefonanruf oder einer E-Mail erledigt werden kann, unterbrechen Sie den Arbeitstag nicht mit einer persönlichen Besprechung, die viel mehr Zeit und Mühe kostet. Alle Manager sollten sich bemühen, effektive Meetings so schnell wie möglich zu führen und das erklärte Ziel zu erreichen.

1

Laden Sie nur die wichtigsten Mitarbeiter zum Meeting ein. Wenn eine Besprechung abgehalten werden muss, laden Sie nicht alle in das Geschäft ein, nur weil sie dort sind. Bestimmen Sie, wer wahrscheinlich Aufgaben aus der Besprechung zugewiesen bekommen soll. Das sind die Leute, die anwesend sein müssen. Andere Personen, die von den Ergebnissen der Besprechung betroffen sind, können über die Mitteilungen der Besprechung durch eine Kopie der Notizen nach der Besprechung oder eine E-Mail-Zusammenfassung informiert werden.

2

Haben Sie immer eine Agenda für jedes Meeting. Wenn ein Meeting einberufen wird, sollte es eine festgelegte Tagesordnung geben. Jeder, der an dem Meeting teilnimmt, sollte wissen, dass dies die Tagesordnung ist, über die diskutiert wird, und dass andere ablenkende Punkte für eine andere Zeit reserviert werden. Die Person, die sich Notizen für die Besprechung macht, sollte sich auch bemühen, die Besprechung zum Thema und zur Aufgabe zu halten. Beziehen Sie sich immer auf die Tagesordnung, wenn ein Teilnehmer während des Treffens tangiert.

3.

Beginnen Sie und beenden Sie das Meeting rechtzeitig. Meetings werden von vielen als Zeitverschwender in der Organisation betrachtet. Da das Treffen immer pünktlich beginnt und endet, ist es unwahrscheinlicher, dass das Treffen auf diese Weise gesehen wird. Wenn das Meeting einberufen wird, legen Sie fest, wie lange das Meeting dauern wird, und halten Sie sich an diese Zeitleiste. Dies ermöglicht allen Mitarbeitern, ihren Tag entsprechend zu planen und sich während dieser Zeit ganz dem Meeting zu widmen.

4

Weisen Sie dem Meeting einen Notizenbesitzer zu. Es sollte die alleinige Verantwortung einer Person sein, sich Notizen zu machen. Abhängig von der Art des Meetings sind möglicherweise weitere formelle Notizen erforderlich. Beispielsweise hat eine Sitzung des Verwaltungsrats ein formelleres Protokoll als eine Sitzung mit einer Geschäftsabteilung. Die Person, die sich Notizen macht, erstellt nach der Besprechung bei Bedarf auch eine Zusammenfassung, die an alle Teilnehmer der Besprechung übermittelt wird.

5

Follow-up nach dem Meeting mit schriftlichen Aufgaben für jeden Teilnehmer. Bei jedem Meeting sollte eine Reihe von Zielen erreicht werden. Innerhalb des Meetings kann ein Aktionsplan mit Aufgaben erstellt werden, die bestimmten Mitarbeitern oder Abteilungen zugewiesen sind. Der Notiznehmer sollte notieren, wer welche Aufgaben erhält, einschließlich aller Details, die in der Besprechung behandelt werden. Dies wird eine schriftliche Erinnerung sein und sicherstellen, dass sich alle auf derselben Seite befinden.

Spitze

  • Verwenden Sie einen Timer in der Besprechung, um die Besprechung auf dem Laufenden zu halten.
 

Lassen Sie Ihren Kommentar