Wie reagiert ein Unternehmen auf eine Rückbelastung?

Es ist heute einfacher denn je, Waren und Dienstleistungen auf Kredit an Kunden zu verkaufen. Mit E-Commerce und der Entwicklung innovativer elektronischer Zahlungsmethoden steigt die Möglichkeit, dass Rückbelastungen Ihr Endergebnis beeinflussen. Das ultimative Ziel besteht darin, Rückbuchungen gänzlich zu eliminieren. Wenn jedoch eine Rückbelastung auftritt, minimieren Sie Ihre Verluste, indem Sie schnell reagieren und alle Rechte Ihres Unternehmens als Händler kennen.

Lesen Sie Ihren Merchant Services-Vertrag

Eine Rückbelastung ist eine Aufforderung eines Inhabers einer Kredit-, Abbuchungs- oder Debitkarte an das Finanzinstitut, das die Karte ausgestellt hat, um die Gebühr für einen umstrittenen Kauf zu stornieren. Rückbelastungen können für den Händler mit erheblichen finanziellen Verlusten verbunden sein. Das verkaufte Produkt oder der angebotene Service ist in der Regel nicht wiederverkaufbar, und das Finanzinstitut bestraft den Händler normalerweise mit einer hohen Gebühr für jedes Vorkommen der Rückbelastung. Die Zahlungsabwicklungsdienste Ihres Unternehmens basieren auf Verträgen zwischen ihm und den beteiligten Finanzinstituten. Die Art und Weise, wie das Unternehmen auf eine Ausgleichsbuchung reagiert, hängt letztendlich von den Bedingungen dieser Vereinbarungen ab. Lesen Sie Ihre Verträge, bevor Ihr Unternehmen mit einer Rückbelastung konfrontiert ist, damit Sie Ihre Rechte kennen und einen proaktiven Plan zur Verhinderung von Rückbelastungen erstellen können.

Arbeit mit dem Kunden

Unzufriedene Kunden wenden sich in der Regel zuerst mit einer Beschwerde an den Händler, bevor sie eine Rückbelastung beantragen. Reagieren Sie umgehend auf Kunden mit Vertriebsproblemen und dokumentieren Sie jedes Gespräch. Es ist oft ein kluger Schritt, die Beschwerde des Kunden im Vorfeld zu lösen und die Rückbelastungsgebühr und die negative Markierung in Ihrem Handelskonto zu vermeiden.

Sofort antworten

Wenn ein Kunde eine Rückbelastung anfordert, startet er einen Streitbeilegungsprozess, der es dem Kunden und dem Händler ermöglicht, Fakten zur Unterstützung des Abbruchs oder der Aufrechterhaltung der Transaktion bereitzustellen. Reagieren Sie umgehend auf die Mitteilung einer Rückbelastung durch Ihren Zahlungsabwickler. Normalerweise entnimmt Ihr Zahlungsabwickler das bestrittene Geld von Ihrem Händlerkonto, wenn die Rückbelastung zum ersten Mal initiiert wird, so dass die Verschiebung von Zahlungsmitteln den Cashflow beeinflussen kann.

Geben Sie aussagekräftige Informationen an

Hoffentlich führt Ihr Unternehmen genaue Aufzeichnungen über elektronische Zahlungen. Geben Sie so viele Informationen wie möglich über die Transaktion an, um nachzuweisen, dass das Unternehmen die gelieferten Waren oder Dienstleistungen wie erwartet geliefert hat und der Kunde davon profitiert hat, einschließlich der Nachweise, dass ein Verkäufer die Karte geklaut oder aufgedruckt hat und eine Zahlungsgenehmigung erhalten hat. Das Unternehmen sollte die Unterschrift des Karteninhabers auf dem Kreditkartenbeleg oder auf einem elektronischen Unterschriftenblock hinterlegen. Teilen Sie dem Rückbelastungsspezialisten mit, wenn Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen getroffen haben, z. B. die Aufforderung des Kunden, die Nummern auf der Rückseite der Karte zu bestätigen. Wenn es sich bei der Ausgleichsbuchung um eine besondere Bestellung oder einen Verkauf mit Sonderbedingungen handelt, müssen Sie nachweisen, dass das Unternehmen den Kunden vor Abschluss der Transaktion über die Art des Verkaufs und die einschränkenden Bedingungen informiert hat. Es ist besonders hilfreich, wenn der Kunde ein Verkaufsdokument unterzeichnet hat, das Bedingungen enthält, die Ihre Seite des Rechtsstreits unterstützen.

 

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