So führen Sie ein Geschäftsbüro mit Technologie aus

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens verfügen Sie möglicherweise über begrenzte Ressourcen für die Automatisierung von Geschäftsbüros. Analysieren Sie Geschäftsprozesse, die für Ihr kleines Unternehmen unerlässlich sind, und kaufen Sie Technologien, um so viele dieser Prozesse wie möglich zu automatisieren. Ein Softwarepaket für kleine Unternehmen bietet viele Vorteile, aber es gibt weitere Arten von Technologien, die Sie kaufen müssen, um das Geschäftsbüro zu automatisieren.

Analysieren Sie die Aufzeichnungsanforderungen

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Analysieren Sie die Arten von Datensätzen, die das kleine Unternehmen führen muss, um die geschäftlichen und rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehören Bereiche wie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, die Prüfung der Kontenverwaltung, die Bestellung von Verbrauchsmaterial, die Bestandsverwaltung, die Einkommensteueraufbereitung, die Personalakte und die Nachverfolgung von Kundenaufträgen.

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Analysieren Sie jede Aufzeichnungsfunktion einzeln. Legen Sie fest, ob eine Person, die diese Funktion ausführt, Bürotechnik benötigt, z. B. eine Büromaschine oder ein Computerprogramm, um die Aufgabe zu erledigen.

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Ordnen Sie die Recordkeeping-Funktionen auf Ihrer Liste als die wichtigsten Funktionen für die Mindestfunktion der Geschäftsstelle an. Beispielsweise ist es wichtig, Kundenaufträge zu verfolgen und Produkte oder Dienstleistungen in Rechnung zu stellen.

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Stellen Sie die Recordkeeping-Funktionen, die Sie sich nicht leisten können, jetzt mit Personen oder Technologien auf eine Wunschliste.

Erstellen Sie einen Technologie-Ausgabenplan

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Weisen Sie jeder Geschäftserfassungsfunktion, die Sie in Ihrer Prioritätenliste geführt haben, einen Dollarbetrag zu. Dies erfordert einige Nachforschungen, z. B. wie viel ein Fotokopierer kostet, um für das Geschäftsbüro zu kaufen oder zu mieten.

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Reduzieren Sie Ihr Technologiebudget auf den Dollarbetrag, den Sie sich in der Startphase leisten können. Beispielsweise können Sie ein Buchhaltungspaket für kleine Unternehmen verwenden, bis Sie das Geld haben, um die Dienstleistungen eines Buchhalters in Anspruch zu nehmen oder ein besseres Buchhaltungssystem zu erwerben.

3.

Weisen Sie jedem Artikel im Technologieplan ein Datum für jeden Technologiekauf zu.

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Kaufen Sie gemäß dem Zeitplan für das Technologiebudget ein.

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Montieren Sie die Technologien und ordnen Sie sie in Ihrem Geschäftsbüro an.

Zuweisen von Personen zur Verwendung von Technologien

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Weisen Sie einer Person zu, jede Aufzeichnungsaufgabe unter Verwendung von Technologie an ihrem Arbeitsplatz oder im allgemeinen Bürobereich auszuführen. Beispielsweise haben Sie möglicherweise für jeden Mitarbeiter in einem 10-Personen-Büro einen Computer, einen Drucker und ein Telefon erworben. Geben Sie jeder Person einen Computerarbeitsplatz.

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Installieren Sie die entsprechende Software auf jedem Computer. Verwenden Sie beispielsweise ein Office-Basispaket wie Microsoft Office Small Business Edition, Corel WordPerfect Office oder Microsoft Works auf jedem Computer oder zeigen Sie Mitarbeitern, wie freie Software wie Open Office verwendet wird.

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Schulung der Mitarbeiter, um bei Bedarf eigene Ausrüstung, Computersoftware und Maschinen zu verwenden. Sie können dem Buchhalter beispielsweise zeigen, wie Sie Ihre Konten und Rechnungsfunktionen mit der Buchhaltungssoftware verwalten.

Spitze

  • Ordnen Sie zugeordnete Technologien den Mitarbeiterrollen zu. Beispielsweise müssen Sie keine Faxprivilegien für Mitarbeiter vergeben, die nur außerhalb des Unternehmens arbeiten. Wenn die Mitarbeiter ihre beruflichen Rollen verstehen und wissen, welche Technologien sie für automatisierte Aufzeichnungsfunktionen verwenden sollten, sind sie für die Ausführung verschiedener Aspekte Ihres Büros für kleine Unternehmen verantwortlich.

Warnung

  • Vermeiden Sie Kostenüberschreitungen, indem Sie interne Kontrollen einführen, indem Sie jedem Mitarbeiter einen Kopiercode und einen monatlichen Betrag geben, den er für Büromaterial ausgeben kann.
 

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