Regeln für Arbeitgeber, die W-2 verteilen

Für Unternehmen mit Angestellten folgt dem Feiertagsansturm unmittelbar der Ansturm, W-2s bis zum Anmeldeschluss am 31. Januar bei den Gehaltsabrechnern einzureichen. Jedes Unternehmen, das Löhne bezahlt und im Handel tätig ist, muss diese Einnahmen nach Ablauf des Steuerjahres dem Internal Revenue Service melden. Die Mitarbeiter verwenden diese Informationen dann, um eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Ihr Unternehmen muss W-2s und ein zusammengefasstes Formular W-3 jedes Jahr zu bestimmten Terminen an das IRS übermitteln.

Einreichung des W-2

Arbeitnehmer, die Barlöhne und Sachlöhne erhalten, deren Steuern einbehalten wurden, müssen eine Kopie des W-2 erhalten. Die Anforderung, dem IRS die Lohn- und Steuerinformationen und dem Mitarbeiter den W-2 mitzuteilen, ist nicht verhandelbar. Jeder Arbeitnehmer, der Einkommenssteuer, Medicare und Sozialversicherung einbehalten hat oder der Steuern hätte einbehalten können, wenn der Arbeitnehmer nicht "befreit" oder nicht mehr als eine Quellensteuer auf Formular W-4 beansprucht hätte, muss ebenfalls ein W-2 erhalten.

Wann muss der W-2 abgelegt werden?

Der IRS verlangt die Kopie „A“ des Formulars W-2 zusammen mit dem Formular W-3 spätestens am 28. Februar eines jeden Jahres. In einigen Schaltjahren kann die Frist jedoch bis zum 29. Februar reichen Wenn Sie W-2s elektronisch ablegen, wird die Frist auf den 2. April verschoben. Wenn Sie verspätet einreichen, können Strafen und Geldbußen folgen. Behalten Sie die Kopie "D" des Formulars für Ihre Geschäftsunterlagen.

Kopien an Mitarbeiter

W-2-Kopien mit der Aufschrift „B“, „C“ und „2“ bis zum 31. Januar eines jeden Jahres an die Arbeitnehmer übermitteln. Der IRS betrachtet das Versenden der Kopien zu oder vor dem Fälligkeitsdatum als die Anforderung, Kopien an die Mitarbeiter zu liefern, wobei die Formulare die richtigen Postanschriften enthalten. Wenn ein Mitarbeiter vor dem 31. Dezember des laufenden Steuerjahres kündigt, können Sie dem Mitarbeiter die erforderlichen W-2-Kopien jederzeit nach dem letzten Tag des Arbeitnehmers, spätestens jedoch bis zum 31. Januar, zur Verfügung stellen. Sie müssen außerdem Kopien des W-2 innerhalb von 30 Tagen nach der Kündigung oder endgültigen Lohnzahlung vorlegen, je nachdem, welcher der spätere Zeitpunkt ist, wenn der Mitarbeiter bei der Kündigung einen Antrag auf Kopie des W-2 stellt.

Kopien der staatlichen Steuerabteilung

Legen Sie unter den gleichen Fristen für die Einreichung von Kopien des W-2 bei der IRS die Kopie "1" bei der staatlichen Steuerabteilung ab. Dies erfordert das genaue Ausfüllen der W-2-Formularfelder 15 bis 20. Wenden Sie sich an die Steuerabteilung Ihres Landes, um weitere Anweisungen zu erhalten, wohin die W-2-Kopie "1" gesendet werden soll.

Richtige Sozialversicherungsnummer

Die IRS schreibt vor, dass Arbeitgeber die Sozialversicherungsnummer eines Angestellten nur für die Abgabe der W-2s pro Jahr verwenden. Selbst wenn ein Mitarbeiter eine unabhängige Steueridentifikationsnummer hat, benötigt der W-2 die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters auf dem Formular. Die IRS verwendet das SSN, um sicherzustellen, dass die gemeldeten Zahlungen mit den Beträgen übereinstimmen, die in der Steuererklärung der Arbeitnehmer angegeben sind. Darüber hinaus verwendet die Sozialversicherungsverwaltung das Mitarbeiter-SSN, um die Einnahmen der Mitarbeiter für zukünftige SSA- und Medicare-Leistungen zu erfassen.

Stellen Sie sicher, dass der gemeldete SSN für jeden Mitarbeiter korrekt ist. Die US-Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsdienste bieten Arbeitgebern, die sich über das E-Verify-Programm zur Überprüfung der Sozialversicherungsnummern ihrer Mitarbeiter anmelden, einen elektronischen Zugang.

Zurückgegebene oder unzustellbare W-2s

Zurückgegebene oder unzustellbare Belegexemplare des Formulars W-2 müssen nach einem Zustellversuch vier Jahre aufbewahrt werden. Die IRS fordert, dass Sie keine unzustellbaren W-2s an die Sozialversicherungsverwaltung senden.

 

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