Aufgabentrennung im Vertrieb

Die Aufgabentrennung bedeutet, dass bestimmte Aufgaben getrennt werden, indem sie verschiedenen Mitarbeitern zugewiesen werden. Dieses System hilft, Fehler und Betrug zu vermeiden. Ähnlich wie das System der Kontrolle durch die Regierung ermöglicht die Aufgabentrennung, dass sich verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen gegenseitig befragen, um Fehler zu analysieren und zu beheben. Die Aufgabentrennung ist in den Vertriebsabteilungen aufgrund der kontinuierlichen Mittelabwicklung von entscheidender Bedeutung.

Spezifische Funktionen

Separate Einzelpersonen sind für die Genehmigung, Genehmigung, Buchhaltung und die Aufbewahrung von Vermögenswerten verantwortlich, wenn eine Vertriebsabteilung ihre Aufgaben aufteilt. Die Autorisierung umfasst Kaufanfragen. Die Genehmigung von Käufen muss vor dem Kauf erfolgen. Die Buchhaltung beinhaltet die Aufzeichnung aller Transaktionen, und die Verwahrung von Vermögenswerten umfasst den Umgang mit finanziellen Vermögenswerten.

Unehrlichkeit verhindern

Durch die Trennung dieser Aufgaben wird sichergestellt, dass sich die Mitarbeiter gegenseitig überwachen. Dies macht Betrug schwieriger, da wahrscheinlich ein anderer Mitarbeiter den Betrug fängt und die Schuldigen belastet. Keine einzelne Partei kann im eigenen Interesse auf Kosten des Unternehmens im Rahmen dieses Systems handeln. Wenn das Unternehmen Kredit anbietet, müssen die Verkaufs- und Kreditfunktionen getrennt bleiben, damit Verkäufer keine Kredite anbieten, nur um eine Provision zu erhalten. Die Person, die Kunden ihre Rechnungen schickt, darf nicht dieselbe Person sein, die Zahlungen kassiert oder einzahlt. Auf diese Weise kann die Person keinen zu hohen Betrag verlangen und das Extra für sich behalten.

Fehler beim Fang

Die Aufgabentrennung gibt den Mitarbeitern außerdem die Möglichkeit, einen Beurteilungsfehler in Frage zu stellen oder einen Fehler zu entdecken, bevor er zu einem Problem wird. Wenn zum Beispiel ein Vertriebsmitarbeiter 2.000 von einem Artikel anstelle von 200 angefordert hat, kann der für die Genehmigung zuständige Mitarbeiter den Fehler feststellen. Menschliche Fehler treten in jedem Unternehmen auf, und ein Vertrieb kann Verluste durch diese Fehler verhindern, indem die Mitarbeiter sich gegenseitig beaufsichtigen.

Methoden

Wenn Sie ein automatisiertes Datensystem verwenden, muss das System die Mitarbeiter bei der Anmeldung zur Eingabe von Passwörtern auffordern. Die Mitarbeiter müssen über unterschiedliche Passwörter verfügen, die den Zugriff auf verschiedene Teile des Systems ermöglichen. Auf diese Weise bleiben die Informationen zentralisiert, aber die Mitarbeiter können nicht durch einfaches Anmelden auf das gesamte System zugreifen. Eine Abteilung kann auch ein manuelles System verwenden, bei dem die Mitarbeiter Umsatzdokumente und andere Informationen manuell oder über ein nicht zentralisiertes Softwareprogramm erfassen . Diese Systeme verhindern auch, dass die meisten Mitarbeiter einen einfachen Zugang zu den Kreditkartennummern der Kunden haben.

Alternativen

Kleine Unternehmen haben nicht immer genügend Mitarbeiter, um Aufgaben auf diese Weise zu trennen. In diesem Fall muss das Unternehmen einen Supervisor benötigen, um die Funktionen zu überwachen, die normalerweise in verschiedenen Jobrollen getrennt bleiben. Der Supervisor würde beispielsweise Transaktionsdatensätze, neue Bestandsanfragen und erhaltene Zahlungen prüfen.

 

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