Selbsteinschätzung für Meeting-Effektivität

Die Wirksamkeit von Besprechungen wird gesteigert, wenn Sie mit einer gründlichen Planung vor der Besprechung beginnen und eine Agenda bereitstellen, die Ihre Besprechungen zu einem erfolgreichen Abschluss führt. Durch eine systematische Selbstbeurteilung nach dem Meeting können Sie die Effektivität zukünftiger Meetings verbessern. Die Bereitschaft von Teammitgliedern, an zukünftigen Besprechungen teilzunehmen, wird erhöht, wenn ihre Zeit bei schlecht geplanten Besprechungen nicht verschwendet wird.

Vorbereitung

Wirksame Geschäftstreffen finden nicht zufällig statt, sondern sind das Ergebnis eines durchdachten und gut vorbereiteten Plans. Beginnen Sie damit, den Zweck des Treffens zu bestimmen und die genaue Agenda zu bestimmen, an der es sich orientiert. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Handzettel, Ausrüstung und visuellen Hilfsmittel lange vor dem Meeting vorhanden sind. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied ausreichend über die Besprechung informiert ist und dass jede für eine Präsentation verantwortliche Person für ihren Teil der Besprechung gut vorbereitet ist.

Richtung

Der Vorsitzende der Sitzung ist dafür verantwortlich, die Sitzung gemäß der festgelegten Tagesordnung zu leiten. Effektive Meetings schaffen eine Umgebung, in der jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, seine Gedanken vollständig auszudrücken, ohne Angst vor einem Tadel anderer Teilnehmer. Die Diskussion sollte interessant sein, auf den Punkt gebracht und darauf abzielen, den erklärten Zweck des Treffens zu erreichen. Die Diskussion darf nicht in negative Banter oder Vergeltungsmaßnahmen absinken. Ein positives Meeting befähigt jedes Teammitglied, jede Aufgabe zu erledigen, die von ihm erwartet wird.

Zeit

Die größte Bedrohung für den Erfolg eines Geschäftstreffens besteht darin, dass die wertvolle Zeit jedes Teilnehmers verschwendet wird. Der Vorsitzende sollte keinem Teilnehmer erlauben, die Diskussionen so zu dominieren, dass der angegebene Zeitrahmen der Besprechung überschritten wird. Während des Treffens aufgedeckte Probleme, die nicht auf der Tagesordnung stehen, dürfen die genannten Zwecke des Treffens nicht ablenken. Der Vorsitzende sollte wissen, wann weitere Fragen für die spätere Diskussion geplant werden.

Überlegungen

Sobald Ihre Besprechung vorbei ist, sollten Sie ihre Stärken und Schwächen abschätzen. Das Bewertungsprotokoll sollte ein objektives Feedback von jedem Teilnehmer enthalten. Ihre Beurteilung sollte eine Checkliste oder Umfrage enthalten, mit der Sie jedes Element der Besprechung ehrlich und objektiv bewerten können. Das Bewertungsprotokoll sollte eine Methode zur Stärkung von Schwachstellen und zur Nutzung von Stärken bieten. Die Selbsteinschätzung von Besprechungen sollte ein fortlaufender Prozess sein.

 

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