Die Aufgabentrennung bei den internen Kontrollen in der Personalabrechnung

Interne Kontrollen oder die Organisationsstruktur einer Geschäftseinheit bieten Überprüfungen für jede Ebene einer Organisation, unabhängig davon, ob es sich um ein großes Unternehmen oder ein kleines Unternehmen handelt. Ein wirksames System der internen Kontrollen umfasst die Aufgabentrennung von Buchhaltungsfunktionen und anderen Bereichen, die sensible oder wertvolle Daten betreffen. Ordnungsgemäß getrennte Aufgaben trennen die Aufzeichnungen, die Berechnung, die Autorisierung und den Überprüfungsprozess jeder Geschäftsfunktion. Ein funktionierendes System interner Kontrollen trägt dazu bei, Betrug und Absprachen zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens zu verhindern.

Record Keeping

Gehilfenangestellte behandeln sensible Finanzdaten für Mitarbeiter. Um bestehende und ehemalige Mitarbeiter zu schützen und den Zugriff von Mitarbeitern auf sensible Daten zu verhindern, sollte die Aufzeichnungsfunktion von der Abrechnung getrennt werden. Die Buchführung beinhaltet das Abrufen der Namen, Adressen und Bankleitzahlen sowie der Kontonummern aller Personen, die in der Gehaltsliste eines Unternehmens stehen. Idealerweise wird die Person, die für das Sammeln und Verwalten eines Protokolls dieser Informationen verantwortlich ist, nicht in der Personalabteilung beschäftigt. Personalmitarbeiter sind gute Kandidaten für den Umgang mit diesen Daten, da die Informationen im ersten Einstellungsprozess erfasst werden. Dies verhindert auch, dass ein Angestellter für die Gehaltsabrechnung einen nicht vorhandenen Mitarbeiter erstellt und einen Gehaltsscheck ausstellt.

Berechnung

Bestimmen Sie eine Person, die die aktuelle Lohnsumme berechnet. Für stundenweise Beschäftigte umfasst dies die Pflege von Zeitaufzeichnungen und Stundensätzen. Für angestellte Mitarbeiter beinhaltet dies die Aufrechterhaltung des bezahlten Urlaubs wie Urlaubs-, Kranken- und Urlaubsgeld. Darüber hinaus berechnet die verantwortliche Person den aktuellen Lohn und zieht die aktuellen Abzüge wie Quellensteuer, Lohnsteuer, Altersversorgungsbeiträge und Krankenversicherung ab. Darüber hinaus kann ein ordnungsgemäßes System der internen Kontrolle diese Person als Ersteller vierteljährlicher und jährlicher Lohnsteuererklärungen bezeichnen.

Genehmigung

Um das System der Schecks und Abrechnungen weiter abzusichern, bestimmen Sie einen Gehaltsbeamten als Vorgesetzten mit der Berechtigung, die Lohnabrechnung zu verarbeiten. Diese Person fungiert als autorisierter Unterzeichner für Schecks auf dem Lohnkonto und hat die Befugnis, die Lohnabrechnung und die anfallenden Steuern elektronisch per elektronischer Geldüberweisung zu überweisen. Die ordnungsgemäße Aufgabentrennung legt außerdem nahe, dass diese Person keinen Zugang zu Bankleitzahlen und Buchhaltungsnummern hat. Dies verhindert, dass ein Mitarbeiter unberechtigt auf Bankkonten zugreift.

Rezension

Diese Aufgaben umfassen die Überprüfung der Transaktionen auf Gültigkeit und Angemessenheit sowie den Vergleich der Transaktionen mit unterstützenden Unterlagen, z. B. Mitarbeiterzeitkarten. Der Prüfer ergänzt das System der Prüfungen und Salden durch Überprüfung der Lohnsteuererklärung und Neuberechnung einer aktuellen oder früheren Periode. Darüber hinaus nimmt die Wahrscheinlichkeit eines Betrugs ab, wenn ein Mitarbeiter weiß, dass seine Arbeit von einem unabhängigen Gutachter geprüft wird.

 

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