SharePoint-Workflow und Status der Aufgabengenehmigung

Microsoft SharePoint bietet sofort einsatzbereite Workflows für Prozesse wie Zeichnungsfreigaben, Überprüfungen von Geschäftsvorschlägen und grundlegende Änderungsanforderungen an Budgets. Wenn ein Dokument oder ein Objekt den Workflow durchläuft, z. B. das Wechseln von einem Entwurfsstatus zur Überprüfung oder Überprüfung bis zur ausstehenden Genehmigung, generieren SharePoint-Workflows Aufgaben für Einzelpersonen, die für den Abschluss des nächsten Schritts eines Workflows verantwortlich sind.

Arbeitsabläufe

SharePoint enthält Workflows für die Dokumentgenehmigung, die Sammlung von Unterschriften, die Dokumentationspflege, das Feedback von Gruppen von Stakeholdern und die Artikelverfolgung. Der Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung enthält die Option, das Dokument an den Ersteller zurückzuschicken, um die Änderungen zu übernehmen. Der Drei-Status-Workflow von SharePoint verfolgt den Status von Elementen in einer Liste. Der Workflow "Unterschriften sammeln" registriert digitale Unterschriften mit Ja-Stimmen oder gescannten Bildern. Dokumentenverwaltungssysteme verwenden den Workflow zum Sammeln von Rückmeldungen für Dokumentprüfungen. Der Ersteller des Dokuments erhält das Feedback und sendet das Dokument im Rahmen eines Veröffentlichungsgenehmigungs- oder Unterschrifts-Workflows zur Genehmigung und zur formellen Freigabe. Sie können SharePoint so einrichten, dass ein Dokument abgelehnt oder an den Ersteller des Dokuments zurückgesendet wird, wenn zu viele Stakeholder mit Nein stimmen, sich der Abstimmung entziehen oder die Genehmigungsaufgabe nicht abschließen, bevor sie abläuft. Workflows senden Benachrichtigungen an Dokumentersteller, wenn das Dokument genehmigt oder offiziell freigegeben wird. SharePoint sendet E-Mails an Benutzer, die sie über erforderliche Überprüfungen, ausstehende Genehmigungen und Dokumentfreigaben informieren.

Aufgaben verwalten

SharePoint enthält vorhandene Aufgabenlisten für integrierte Workflows und ermöglicht Entwicklern die Erstellung eigener Aufgabenlisten. Aufgabenelemente werden bestimmten Benutzern zugewiesen, können jedoch anderen Benutzern zugewiesen werden. Benutzerumfragen für den Feedback-Workflow werden in der Aufgabenliste gespeichert. Aufgaben, die Gruppen zugewiesen sind, sind für die gesamte Gruppe sichtbar, bis sie abgeschlossen sind. Personen, die auf die Aufgabenliste zugreifen, können die Aufgaben, die anderen Personen im Workflow zugewiesen wurden, nicht sehen und die Aufgaben nicht genehmigen oder ändern.

Geschichte

Workflowverlauf in SharePoint listet auf, wann und von wem Aufgaben abgeschlossen wurden. Der Workflowverlauf wird im Abschnitt "Workflows" der Registerkarte "Veröffentlichen" aufgeführt. An vollständige Gruppen gesendete Feedback- und Überprüfungsaufgaben werden in der Aufgabenliste für alle Mitglieder der zugewiesenen Gruppe angezeigt und verschwinden aus der Aufgabenliste, wenn sie abgeschlossen sind. Workflow-Verlaufseinträge enthalten Dispositionskommentare und Gründe für die Ablehnung eines Dokuments. Workflowverlaufsfelder - mit Ausnahme der OtherData-Eigenschaft - sind auf 255 Zeichen beschränkt.

Berichte

SharePoint bietet mehrere Berichte, um den aktuellen Status von Workflows und ausstehenden Aufgaben anzuzeigen. Der Bericht "Annullierung und Fehler" listet Workflows auf, die abgebrochen wurden oder nicht abgeschlossen werden konnten. Benutzer sehen ihre aktuell zugewiesenen Aufgaben in der Ansicht "Meine Aufgaben" in der Bibliothek "Workflow-Aufgaben". Der Aktivitätsdauerbericht zeigt die Zeit an, die für jeden Schritt im Workflow erforderlich ist. SharePoint Designer stellt Workflow-Berichte im Bildschirm "Listen und Bibliotheken" bereit. Die Projektaufgabenliste von SharePoint erstellt ein Gantt-Diagramm basierend auf abgeschlossenen Aufgaben und ist mit Microsoft Project kompatibel.

 

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