Lösung zur Steuerung von Aktivitäten in der Personalabrechnung

Die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsbetriebs, egal ob groß oder klein. Wenn Mitarbeiter nicht richtig oder pünktlich bezahlt werden, leiden Motivation und Produktivität in der Regel. Darüber hinaus können Arbeitgeber für unlautere Zahlungsmethoden haftbar gemacht werden. Einige Arbeitgeber ziehen es vor, die Löhne selbst zu zahlen, um Fehler zu minimieren. Dies kann jedoch sehr zeitaufwändig sein und sie mit Strafen belegen, wenn bei der Zahlung von Lohnsteuern Fehler gemacht werden. Arbeitgeber sollten daher prüfen, wie viel oder ob überhaupt ihre Gehaltsabrechnungspflichten einer externen Agentur übertragen werden.

Outsourcing vs. Insourcing

Einige Geschäftsinhaber glauben, dass die interne Abrechnung ihnen mehr Kontrolle über den Prozess gibt. Besitzer, die selbst Lohn- und Gehaltsabrechnungen machen, müssen Zeit für das Erlernen und Einhalten der Steuergesetze aufwenden, Software und Hardware zur Unterstützung der Gehaltsabrechnung einrichten und warten und Sicherheitssysteme einrichten, um das Risiko eines Diebstahls persönlicher Informationen von Mitarbeitern durch Datenverletzung zu minimieren. Besitzer möchten daher möglicherweise den Job auslagern, um sich stärker auf Entscheidungen zu konzentrieren, die sich auf die effizientere Führung ihres Unternehmens beziehen.

Bedarf an HR-Integration

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen seine Abrechnung auslagert, muss es in der Lage sein, HR-Funktionen mit Abrechnungsdaten zu integrieren. Unternehmen sollten beispielsweise in der Lage sein, zu ermitteln, wie viel Angestellte verschiedene Demografien aufweisen, um die Einhaltung der Gesetze zur Entgeltgleichheit zu gewährleisten, und sie müssen auf einen Blick erkennen können, welche Mitarbeiter für die Zeit des Family Medical Leave Act berechtigt sind, Urlaubszeit oder andere Vorteile. Wenn ein Unternehmen auslagert, kann es diese Informationen möglicherweise nicht so einfach integrieren, da die Lohnbuchhaltung möglicherweise keinen Zugriff auf HR-Informationen hat.

Co-Sourcing

Co-Sourcing ermöglicht es Arbeitgebern, die Kontrolle über die Lohnabrechnung zu behalten, ohne die Verantwortung für die korrekte Abrechnung übernehmen zu müssen. Arbeitgeber können Teile der Gehaltsabrechnung auslagern, beispielsweise das Computersystem warten oder Lohnsteuern zahlen, und den Rest in-house durchführen, sodass sie Personaldaten nach Bedarf integrieren können, um ihre Geschäfte effektiv zu führen.

Überlegungen

Die Payroll Management-Lösung, die für ein bestimmtes Unternehmen am besten funktioniert, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Kleine Unternehmen sollten die Steuerverantwortung auslagern, selbst wenn sie den Rest der Gehaltsabrechnung selbst durchführen, da die von der IRS für Nichteinhaltung verhängten Sanktionen beträchtlich sein können, was sich kleine Unternehmen möglicherweise nicht leisten können. Unternehmen, die besonders besorgt über Datendiebstahl oder andere Arten von Diebstahl sind, die mit der Lohnabrechnung zusammenhängen, möchten so viel wie möglich von ihrer Lohnabrechnung einkalkulieren, damit sie die Kontrolle über ihre Aufzeichnungen behalten können.

 

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