Spreadsheets Vs. Datenbanken

Daten. Ihr Unternehmen kann nicht ohne es laufen. Als Inhaber eines kleinen Unternehmens müssen Sie alles nachverfolgen - von Ihren Lagerbeständen bis zu den persönlichen Informationen der Mitarbeiter. Viele Unternehmer beginnen mit der Nachverfolgung von Informationen und Daten anhand einer einfachen Kalkulationstabelle wie Microsoft Excel oder Google Sheets, die leicht verfügbar sind und nichts kosten können.

Auf der anderen Seite werden Datenbanken häufig als die ideale Methode bezeichnet, um Aspekte Ihres Unternehmens, wie Buchhaltung oder Inventar, zu verwalten, und sie sind manchmal mit einem Preisschild versehen, wodurch Sie Hunderte oder sogar Tausende von Dollar einsparen können. Wenn Sie den Unterschied zwischen Tabellenkalkulationen und Datenbanken kennen, können Sie die richtige Wahl für Ihr kleines Unternehmen treffen.

Daten erfassen und analysieren

In einem Arbeitsblatt können Sie Zahlen und Text in Spalten und Zeilen aufzeichnen, aus denen dann eine Tabelle besteht. Sie können die Beziehung zwischen den Zellen in der Tabelle vordefinieren, sodass Änderungen an einer Zelle automatisch eine andere Zelle ändern können. Beispielsweise können Sie eine Kalkulationstabelle verwenden, um eine Reihe von Zahlen mit einer Zahl in jeder Zelle einer Spalte aufzuzeichnen. Dann können Sie das Programm anweisen, alle Zahlen in der Spalte hinzuzufügen.

Durch die Möglichkeit, relationale Regeln zwischen Zellen, Zeilen und Spalten zu erstellen, ist eine Kalkulationstabelle ideal zum Beispiel zum Erstellen von Finanzberichten. Diese Art von Programm ist einfach und dennoch komplex. Ihre Fähigkeit, Daten zu bearbeiten, ist nur durch Ihr Wissen über die Verwendung und Erstellung spezifischer Formeln, die die Interaktion der Daten definieren, eingeschränkt. Daher verwenden die Benutzer Tabellenkalkulationen für alles, von der einfachen Budgetverfolgung bis zu komplexen Buchhaltungsprojekten.

Abschluss zum elektronischen Aktenschrank

Datenbanken ermöglichen es Ihnen, Informationen auf dieselbe Weise wie eine Kalkulationstabelle zu speichern, mit der Ausnahme, dass die Benutzeroberfläche normalerweise benutzerfreundlich ist. Die Daten werden in Feldern und Datensätzen gespeichert und bilden so ein elektronisches Archiv. Obwohl Tabellenkalkulationen am besten für die Bearbeitung von Zahlen und Text geeignet sind, können Datenbanken problemlos andere Datentypen wie Bilder und Dokumentanhänge enthalten.

Mit Datenbanken können Sie auch große Datenmengen einfacher bearbeiten. Sie können Ihr gesamtes Inventar in eine Kalkulationstabelle einfügen. Ab einem bestimmten Punkt wird das Navigieren von Zeilen und Spalten über verschiedene Tabellenseiten jedoch umständlich. Und dann brauchen Sie eine Datenbank.

Datenbanken sollen Benutzern die Suche nach Informationen aus großen Datenpools in einem nützlichen Format erleichtern, indem sie Suchabfragen verwenden. Ein neuer Mitarbeiter kann mit den Daten sitzen und spielen, ohne notwendigerweise viel Zeit darauf verwenden zu müssen, wie die Beziehungen zwischen den Daten funktionieren. Die Schnittstelle verhindert normalerweise, dass Daten und Beziehungen gelegentlich beschädigt werden, indem einfach eine Suche ausgeführt wird.

Das richtige Werkzeug für den Job

Wann sollte Ihr kleines Unternehmen also den Sprung von einer Kalkulationstabelle zu einer Datenbank machen? Spezialisierte Datenbanken, beispielsweise für das Rechnungswesen, die Verwaltung der Kundenbeziehungen und die Bestandskontrolle, können teuer werden. Wenn Sie sich in der Startphase befinden oder das Geld knapp ist, kann das Investieren in eine Datenbank, wenn eine Kalkulationstabelle genauso gut funktioniert, unnötige Kosten verursachen. Wenn Sie wissen, welche Projekttypen für eine Kalkulationstabelle geeignet sind, und welche Projekttypen für eine Datenbank geeignet sind, können Sie den richtigen Weg finden.

Tabellenkalkulationen sind im Allgemeinen am besten geeignet für:

  • Datenanalyse

  • Berechnungen

  • Statistische Vergleiche

  • Kartenverwaltung

Datenbanken funktionieren gut für:

  • Datenmanagement

  • Komplexe Suchanfragen

  • Mehrere Benutzer

  • Anzeigen von Daten-Subsets

  • Zusammenfassende Berichte

  • Wiederholte Datensequenzen

Es ist wahrscheinlich keine Frage zu sagen, dass es eine Tabellenkalkulationsvorlage gibt, mit der Sie fast jeden Aspekt Ihres Unternehmens nachverfolgen können, da Programme wie Microsoft Excel seit Jahrzehnten integrale Geschäftstools sind. Wenn jedoch eine Kalkulationstabelle so groß und komplex wird, dass sie schwierig zu verwalten ist, oder wenn mehrere Personen regelmäßig mit den Daten arbeiten müssen, ist es wahrscheinlich eine gute Entscheidung, all diese Daten auf eine spezialisierte Datenbank aufzurüsten. Die gute Nachricht ist, dass Datenbanken und Tabellenkalkulationen häufig im Tandem verwendet werden, sodass Sie niemals auf eines für das andere verzichten müssen.

 

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