Standardablagesystem zur Dokumentensteuerung

Unabhängig davon, ob Sie privat oder geschäftlich tätig sind, kann eine Person frustriert sein, wenn Sie ein Dokument ohne Dateien durch Dateien suchen. Wenn ein System wie das alphabetische Ablagesystem für alle Dokumente verwendet wird, arbeitet das System möglicherweise nicht effizient. Zum effektiven Abrufen von Dokumenten und Datensätzen kann ein Administrator ein alphabetisches System für mit Namen identifizierte Dateien einrichten. Bestellungen und andere numerisch identifizierte Dokumente erfordern ein separates numerisches Ablagesystem. Ein Import- / Exportunternehmen verwendet häufig ein geografisches Ablagesystem, in dem ein Mitarbeiter ein Dokument problemlos nach Ländern abrufen kann. Wenn ein Subjekt so breit ist, dass es ein definiertes System hat, kann ein Administrator ein allgemeines Subjektablagesystem einrichten.

Alphabetisches Ablagesystem

Eine Person verwendet ein alphabetisches Ablagesystem, um auf einfache Weise Dokumente und Aufzeichnungen abzurufen, die unter einem häufig verwendeten Namen abgelegt wurden. Ein Administrator kann einen Namen mit einem persönlichen Namen indizieren, der mit dem Nachnamen als Brown, Joseph beginnt. Name einer Organisation wie XYZ-Lieferanten; ein Projektname, Projekt 123; oder sogar ein Veröffentlichungs- oder Produktname. Der Administrator alphabetisiert die Dateien mit dem ersten Buchstaben des ersten Wortes im Namen. Wenn auch ein anderer Dateiname mit demselben Buchstaben beginnt, verwendet er den ersten und den zweiten Buchstaben, gefolgt von den ersten, zweiten und dritten Buchstaben usw., bis die Namen einen Platz im Dateisystem haben.

Numerisches Ablagesystem

Ein Administrator richtet ein numerisches Ablagesystem ein, wenn Dokumente anhand ihrer Nummer leichter abrufbar sind, beispielsweise eine Bestellung, eine Rechnung oder ein Scheck. Der Administrator indiziert die Dateien von der niedrigsten bis zur höchsten Nummer. Unternehmen oder Regierungen bevorzugen möglicherweise ein numerisches Ablagesystem als Code, anstatt den Namen einer Person zu verwenden, um Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Geografisches Ablagesystem

Infolge des E-Commerce können Unternehmen eine globale Expansion erleben. Ein Exportunternehmen muss beispielsweise häufig Korrespondenz von Lieferanten oder Käufern aus der ganzen Welt abrufen. Zum einfachen Abrufen von Dokumenten und Korrespondenz kann der Administrator des Exportunternehmens ein geografisches Ablagesystem einrichten, das nach Ländern, Regionen oder Staaten indexiert ist. Kanada kann ein Indexdateiname sein, unter dem der Ausführer in seinen Unterdateien Montreal, Toronto, Vancouver und anderen kanadischen Städten, die in alphabetischer Reihenfolge abgelegt sind, Korrespondenz finden kann.

Betreffablagesystem

Manchmal findet ein Mitarbeiter ein Thema so breit wie "Forschungsdaten" oder "strategische Pläne", dass ein Name, eine Nummer oder ein Ort nicht als die beste Kennung für das einfache Auffinden fungiert. Bei großen Themen kann ein Mitarbeiter ein Betreffablagesystem für Dateien finden, die alphabetisch nach Betreff indiziert sind. Unter "Forschungsdaten" kann ein Mitarbeiter beispielsweise Unterthemen für Analysen, Diagramme, Zusammenfassungen und andere themenspezifische Titel finden, die in alphabetischer Reihenfolge indexiert sind.

 

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