Was ist ein vereinfachter Geschäftsbrief?

Sie würden keinen zufällig formulierten Brief in keinem erkennbaren Format an einen anderen Geschäftspartner senden, wenn Sie über den Wettbewerb um einen Regierungsvertrag sprechen würden. Wenn Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens ernst genommen werden möchten, sollten alle schriftlichen Mitteilungen an andere Geschäftsleute in einem klaren Format gesendet werden. Mit dem vereinfachten Geschäftsbrief können Sie professionell mit einem bestimmten Format korrespondieren.

Definition

Der Geschäftsbrief im vereinfachten Stil ist eine Variation der Voll- und Halbblockformate. Wenn Sie Ihre schriftlichen Mitteilungen mit einem dieser Formate formatieren, nehmen Sie Ihre Geschäftspartner ernst. Ein persönliches Briefformat ist für das Schreiben an einen Freund akzeptabel. Wenn Sie dieses Format jedoch verwenden, wenn Sie eine Mitteilung an einen anderen Geschäftsinhaber senden, können Sie unprofessionell wirken.

Vergleich

Geschäftsbriefe im vereinfachten Stil enthalten dieselben Elemente wie Voll- und Halbblockbuchstaben. Wie das Vollblockformat rechtfertigt das vereinfachte Format jede Zeile mit Ausnahme des Firmenlogos oder des Briefkopfes. Die Datumszeile ist entweder etwas rechts von der Mitte oder bündig mit der Mitte der Seite. Briefe, die im vereinfachten Format geschrieben wurden, haben weniger interne Abschnitte wie Körper, Anrede und Datumszeile.

Wann ist es nützlich?

Die Verwendung des vereinfachten Stils ist am nützlichsten, wenn Sie keinen Kontaktnamen eines Empfängers haben. Da der vereinfachte Stil keine Anrede erfordert, benötigen Sie den Namen der Person nicht. Durch das vereinfachte Format entfällt die unnötige Formalität bei professioneller Arbeitsweise.

Formatierung

Richten Sie die Ränder für den Brief im vereinfachten Format ein. Der rechte und der linke Rand sollten 1 1/4 Zoll und der obere und der untere Rand 1 1/2 Zoll betragen. Das Datum des Schreibens sollte sechs bis zehn Felder unter dem Briefkopf Ihres Unternehmens enthalten. Platzieren Sie den Namen des Empfängers, falls vorhanden, den Firmennamen und die vollständige Adresse zwei bis vier Leerzeichen unter dem Datum des Schreibens. Zwei Leerzeichen unter dieser Adresse: Geben Sie den Betreff Ihres Briefes in Großbuchstaben ein. Fügen Sie keine Eröffnungsansprache bei. Beginnen Sie den ersten Absatz Ihres Buchstabens zwei Leerzeichen unterhalb der Betreffzeile. Platzieren Sie für jeden Absatz ein Leerzeichen und setzen Sie einen vollständigen Abstand zwischen den Absätzen. Beenden Sie mit einer abschließenden Anrede, wie z. B. "Mit freundlichen Grüßen". Dann geben Sie fünf Felder unter der Anrede Ihren Namen in Großbuchstaben ein. Schreiben Sie gleich unter Ihrem Namen Ihren Titel in Großbuchstaben auf. Zwei Leerzeichen unter Ihrem Titel geben Sie Ihre Initialen ein. Wenn Ihre Büroassistentin Ihre Korrespondenz eingibt, sollte sie einen Schrägstrich und die Initialen in Kleinbuchstaben einfügen. Wenn Sie ein Gehäuse einschließen, geben Sie "Enclosure" zwei Leerzeichen unter dem ursprünglichen Block ein.

 

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